Human Resources, Dave Ulrich-modellen och dokumenthantering

Känd inom Human Resources som en ”ledningsguru” med bra idéer för allt från företagsledning till företagstillväxt, är David Ulrich först och främst fadern till modern HR. Ulrich är författare till ett flertal böcker om personalresurser och den roll som de spelar i en organisation och är en person vars idéer fortsätter att påverka vårt sätt att tänka på personalresurser. Eftersom det är personalavdelningen som ansvarar för att hålla de anställda nöjda, hårt arbetande och inställda på organisationens långsiktiga mål är Ulrichs berömda HR-modell en stor del av praktiskt taget alla företags nuvarande och framtida framgång.

Modellen lär ut grundläggande metoder som lär människor att vara strategiska och specifika samtidigt som de kan leverera effektivt.

David Ulrichs HR-modell

David Ulrichs modell för personalresurser var revolutionerande när den först lanserades eftersom den först och främst tittade på människor och roller. Personalavdelningar är viktiga i organisationer delvis på grund av att de fokuserar på människorna i en organisation – inklusive anställda, chefer, styrelseledamöter med flera. Passande nog bygger David Ulrichs HR-modell inte en personalavdelning på funktion först, utan snarare på roller.

I synnerhet definierade David Ulrichs HR-modell de fyra roller som anges nedan som de viktigaste komponenterna i en personalavdelning. Läs detta mycket användbara bildspel från webbplatsen Creative HRM om du vill lära dig mer om Ulrich och hans idéer.

HR Business Partner: HR-affärspartnern har till uppgift att kommunicera med så kallade ”interna klienter” eller ”interna kunder”. (Detta är bara fina termer som hänvisar till personer som är direkt kopplade till en organisation, och inkluderar anställda, aktieägare, intressenter, fordringsägare med flera).

H HR-affärspartnern är HR-kontaktpunkten för dessa personer och är därför den kanal som de flesta interna medlemmar i en organisation kommer att använda för att kommunicera med en personalavdelning. HR-affärspartnern ger bland annat feedback till interna kunder om kvaliteten på deras upplevelse, identifierar topptalanger inom organisationen, hjälper till att tillsätta lediga tjänster, delar HR-målen med de anställda för att se till att de implementeras i hela organisationen och hjälper till att främja övergripande produktivitet och harmoni på arbetsplatsen.

Redogörelsen: Du är kommunikatören. Du kommer bra överens med människor, du är duktig på att organisera och du främjar produktivitet.

Förändringsagent: När en organisation måste expandera, utvecklas eller på annat sätt ändra sina mål eller målsättningar är förändringsagenten den roll inom personalavdelningen som kommunicerar dessa organisatoriska förändringar internt. Denna person eller gren organiserar utbildningsmöjligheter så att de anställda kan lära sig de nya färdigheter som krävs för förändrade affärsmål eller arbetsroller, eller ändrar arbetsbeskrivningar för att återspegla dessa förändrade roller. I huvudsak hjälper förändringsagenten till att anpassa organisationen för dess nästa steg av tillväxt eller utveckling.

Den översiktliga beskrivningen – Det är du som är läraren. Du hjälper de anställda att anpassa sig till förändrade roller eller arbetsbeskrivningar. Du är en värdefull tillgång när det gäller att lära ut nya färdigheter som är relaterade till jobbet.

Administrationsexpert: Denna administrativa roll inom HR ansvarar för många olika typer av uppgifter. I ena änden av spektrumet följer förvaltningsexperten förändringar i lagstiftning, föreskrifter, regler för hälsa och säkerhet på arbetsplatsen och andra typer av arbets- eller handelslagstiftning och hjälper organisationen att anpassa sig för att hålla sig i enlighet med dessa lagar. I den andra änden av spektrumet ansvarar förvaltningsexperten för att organisera personlig information om de anställda och se till att den är uppdaterad. Denna person använder ett HRIS (Human Resources Information System) för att övervaka, uppdatera och säkra denna information. Med andra ord är förvaltningsexperten det som ligger närmast en riktig ”dokumenthanteringsspecialist” inom Ulrichs HR-modell. Genom att använda ett HRIS är förvaltningsexperten viktig för att hjälpa en organisation att införa moderna, papperslösa riktlinjer för lagring av information, skydd av personalakter, delning av filer inom organisationen med mera.

Redogörelsen – du är frontlinjen, en strategisk organisatör med ansvar för att hantera allting.

Arbetsgivarföreträdare/Arbetsgivarförespråkare: Alla personalavdelningar är alltid ansvariga för att vara medvetna om arbetstagarnas intressen och se till att de skyddas. Medarbetarföreträdaren (även kallad ”employee champion”) är den roll som ansvarar för att mäta de anställdas moral och tillfredsställelse och använda den informationen för att skapa ett positivt företag där människor vill arbeta. Denna person använder undersökningar för att mäta de anställdas tillfredsställelse, upptäcka brister i företagskulturen och se till att cheferna är rättvisa och jämlika mot alla anställda. Medarbetarföreträdaren leder också initiativ för att förbättra moralen och de anställdas upplevelse, hjälper förändringsagenten med att erbjuda utbildning och möjligheter till professionell utveckling och ser till att befintliga anställda har möjlighet att ansöka om nya jobb eller befordringar inom organisationen.

Rundabanan – du är analysspecialisten som ser till att allting löper smidigt på alla optimala nivåer.

Dokumenthantering i personalavdelningen

Som administrationsexperten är den enda roll i David Ulrichs HR-modell där dokumenthantering nämns uttryckligen, kan det inte råda något tvivel om att dokumenthantering är en stor del av det som gör att alla personalavdelningar kan vara framgångsrika. Som du kan se när du läser beskrivningarna av varje HR-roll ovan är personalavdelningar ansvariga för många olika uppgifter inom en organisation.

Rundgång – du är planeraren som lyckas vara effektiv inom dokumentorganisation. Detta är ett stort jobb eftersom ett företag är beroende av sina dokument, kontrakt och licenser.

Det är också värt att notera att ju mer tid en anställd tillbringar med ett företag, desto större blir deras HR-personalfil. Den genomsnittliga personalakten innehåller faktiskt 50 sidor, allt från dokument före anställning (ansökningar och CV) till undersökningar, dokument som rör professionell utveckling och fortbildning och mycket mer.

Det bästa sättet att lagra och säkra denna information är inte med ett arkivsystem på papper, utan snarare med ett papperslöst DMS. Med funktioner som enkel mappanpassning, fulltextsökning, filkryptering, rollbaserade åtkomstbehörigheter, dokumentbehållning och säker fildelning kan långa personalfiler förbli säkrare och mer hanterbara än de någonsin skulle vara annars.

Intresserad av att lära dig vad eFileCabinet kan göra för din personalavdelning? Klicka här!

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.