6 strategier för att hantera obetalda fakturor som gör att du får betalt snabbare

Oavsett företagets storlek är obetalda fakturor inte bara en olägenhet. Du måste ha strategier på plats så att faktureringen inte hotar ditt företags existens.

Det kan låta lite överdramatiskt. Men tänk på det ett ögonblick. Obetalda fakturor påverkar allting, vilket innebär att om kassaflödet avbryts kommer du inte att ha pengar för att hålla verksamheten igång. Denna situation skulle innebära att du inte kan betala anställda, leverantörer eller säljare. Som ett resultat kommer du att drabbas av förseningsavgifter samtidigt som du skadar ditt rykte.

Så, ja. Obetalda fakturor är en stor sak som förtjänar din omedelbara uppmärksamhet. Men hur kan du gå tillväga för att ta itu med dessa obetalda fakturor? Prova de här sex strategierna.

Säkerställ att du följt förfarandet och följ sedan upp artigt.

Försök inte dra förhastade slutsatser och börja skicka otrevliga eller hotfulla e-postmeddelanden till din kund. Se först och främst till att du följde de korrekta rutinerna för att få betalt. Har du verkligen skickat fakturan? Var betalningsvillkoren tydliga? Vad är det belopp som ska betalas? Skickade du den till rätt person? Är din adress korrekt?

Det skulle vara ytterst pinsamt för dig att förlora fattningen med en kund för att sedan få reda på att det var ditt fel hela tiden.

Tänk också på att obetalda fakturor ibland glider mellan stolarna. En kund kanske är bortrest eller har en nödsituation. Innan du blir arg kan du skicka ett artigt uppföljningsmejl för att höra av dig. Oftast kan ett kort mejl med ”Jag kollar bara in” få fakturan betald.

I det här läget bör du undvika alla anmärkningar om ”förfallna skulder”. Det kommer att säkerställa att du kommer att ha en bra arbetsrelation med kunden i framtiden är den obetalda fakturan var bara ett förbiseende.

Särskild anmärkning: se till att du väljer ett toppfaktureringsföretag för att hjälpa dig att hålla reda på saker och ting. Det finns inget värre än att skicka e-post till en kund och sedan inse att du inte skickade någon faktura till dem eller att den gick till skräppost.

Relaterat: Om du erbjuder en rabatt för tidiga betalningar uppmuntras kunder och klienter att betala före förfallodagen. Det är inte ovanligt att erbjuda en rabatt på en eller två procent på det totala fakturabeloppet om fakturan betalas i sin helhet inom 10 dagar.

Tyvärr är det inte alla som motiveras av incitament. Men de kan vara motiverade om fakturan har straffavgifter. Detta kommer inte bara att få kunderna att betala snabbare, utan det kommer också att hjälpa dig att täcka kostnaden för eventuella finansieringsproblem som du personligen har. Du vill inte inte kunna betala dina egna räkningar som uppstått under den tidsperiod då dina kunder var sena med att betala dig.

Avstå från den stela affärsmetoden.

Tänk om du följde förfarandet korrekt och den artiga uppföljningen inte fungerade? Jag tycker att man ibland måste vara mycket sträng när man följer upp dem. Jag gillar verkligen det som Andy Clarke föreslår. Han säger att man ska ”överge en stel affärsmetod och i stället skriva ett e-postmeddelande som är noggrant formulerat för att uttrycka hur man personligen känner. ”När allt kommer omkring kan affärer vara affärer, men människor arbetar med människor.”

Här är det e-postmeddelande som Andy skrev:

En snabb notis för att säga att jag är väldigt besviken över att du fortfarande inte har betalat mig det som jag är skyldig för det arbete jag utförde åt dig. I det stora hela är det inte mycket pengar, men jag tror faktiskt att detta är mer en fråga om respekt.

Jag har alltid funnits där på ett ögonblick för att lösa eventuella problem som ni kan ha. Jag älskar att arbeta med er och har alltid sett vårt förhållande som mer än bara kund/leverantör. Men om jag inte kan lita på att du betalar snabbt eller om det krävs flera försök och påminnelser för att få mina pengar är det inte bra affärer.

Jag säger inte att jag inte vill arbeta med dig, det vill jag. Men om jag inte får det jag är skyldig inom de närmaste dagarna måste jag tänka två gånger innan jag hjälper dig i framtiden.

Kind regards

Andy Clarke

Andy hävdar att det här var det mest effektiva inkassomailet han någonsin har skickat, med varje kund som betalade honom inom två dagar. Jag har också funnit att detta är en mycket effektiv metod. Med det sagt tenderar det att verkligen skada relationen. Så om du använder den här metoden har jag aldrig funnit att du slutar arbeta med personen i framtiden.

Relaterat: 5 sätt att hålla kassaflödet igång

Insättningar, skiljedom, medling, domstol.

Är det här att spela hård boll? Absolut. Men när du har fakturor som är förfallna sedan mer än 90 dagar och du inte tror att de kommer att betalas kan du inte ha något annat val. Var bara medveten om att du kommer att få en slant på en dollar, men något är bättre än ingenting. Jag skulle dock också föreslå att du gör följande innan du tar kontakt med ett inkassobolag:

  1. Kontakta någon annan på kontoret, t.ex. redovisningschefen. Gör detta först efter att du gjort flera fruktlösa försök att kontakta med din kontaktperson.
  2. Om du har ett kontrakt, och det bör du verkligen göra, granska det noggrant. Det enda sättet att lösa den uteblivna betalningen är att gå genom en skiljenämnd. Ta kontakt med skiljenämnden för att ta reda på vad du behöver göra för att lämna in ett ärende.
  3. Om din kund är lokal kan du använda dig av en företagsmedlingstjänst. Denna process involverade en utbildad, neutral medlare du arbetar med båda parter för att lösa tvisten.
  4. Vad händer om kunden vill betala, men har problem med kassaflödet? Överväg att erbjuda en kort betalningsplan på tre till sex månader. Det kan vara ett riskabelt drag om de är på väg att gå i konkurs, men det är värt ett försök.
  5. En del odugliga klienter har hoppats på detta hela tiden; att erbjuda sig att göra upp om mindre än vad de är skyldiga. Det är inte idealiskt, men ibland är det bättre att bara få vad man kan och gå vidare.
  6. Om du har träffat din klient via en annons på nätet eller en frilanswebbplats ska du kontakta webbplatsens kundtjänst för att rapportera problemet. De kommer inte att ge dig pengarna som du är skyldig, men de kan ingripa. Om det finns för många klagomål kommer de att sluta köra annonser för den personen.
  7. Alla 50 delstater har småmålsdomstolar som är särskilt utformade för att användas av icke-jurister. Om du är skyldig mindre än den maximala gränsen för småmålsdomstolen i din delstat, vanligtvis mellan 2 500 och 15 000 dollar, kan du undvika att anlita en advokat och företräda dig själv i domstolen. Det kommer att tillkomma domstolsavgifter, men du slipper de dyra advokatkostnaderna.
  8. Om det belopp du är skyldig mer än den övre gränsen för småmålsdomstolen måste du vända dig till en vanlig domstol för att lämna in en stämningsansökan. Du kan företräda dig själv, men det rekommenderas inte i denna situation. Detta scenario kan bli dyrt.

Relaterat: Om du har att göra med en klient som är oerhört försenad kan du rapportera dem till en byrå för företagsrapportering och göra klagomålet offentligt.

Då detta klagomål kan hota kundens rykte och begränsa deras möjligheter att få kredit i framtiden, är det nästan givet att du får betalt omedelbart.

Faktorera dem.

Sluttligen kan du alltid sälja utestående fakturor som är mindre än 90 dagar gamla till en fakturaaffär. Villkoret är att de kunder som är skyldiga dig pengarna är företag eller institutioner och inte privatpersoner.

Med fakturafactoring får du i princip ett förskottsbelopp på 80 procent av den totala fordran. Som låntagare är du ansvarig för ränta och avgifter på förskottet.

Undervik obetalda fakturor i första hand.

Om du vill undvika besväret med obetalda fakturor i första hand, se till att du undersöker nya kunder för att se till att de är lagliga och inte har några tidigare klagomål. Se sedan till att du har ett undertecknat kontrakt, för detaljerade register och begär en betalning i förväg.

Gör också betalningsprocessen så bekväm som möjligt, ställ in återkommande fakturor och arbeta för att skapa starka kundrelationer. Viktigast av allt är att du vet när du ska sluta jaga en försenad betalning. Det är inte värt tiden, energin och pengarna att jaga en faktura på 300 dollar.

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.