Ressources humaines, modèle Dave Ulrich et gestion documentaire

Connu dans le domaine des ressources humaines comme un  » gourou du management  » aux idées géniales pour tout, de la direction de l’entreprise à sa croissance, David Ulrich est avant tout le père des RH modernes. Auteur de nombreux ouvrages sur les ressources humaines et le rôle qu’elles jouent dans une organisation, Ulrich est quelqu’un dont les idées continuent d’influencer notre façon de penser les RH. Et puisque les Ressources Humaines sont responsables de garder les employés heureux, travailleurs et connectés aux buts et objectifs à long terme d’une organisation, le célèbre modèle RH d’Ulrich est une grande partie du succès présent ou futur de pratiquement n’importe quelle entreprise.

Le modèle enseigne des pratiques fondamentales qui apprennent aux gens à être stratégiques et spécifiques tout en étant capables de livrer efficacement.

Le modèle RH de David Ulrich

Le modèle de David Ulrich pour les ressources humaines était révolutionnaire lorsqu’il a été introduit pour la première fois parce qu’il se penchait sur les personnes et les rôles avant tout. Les départements des ressources humaines sont importants dans les organisations en partie en raison de la façon dont ils se concentrent sur les personnes dans une organisation – y compris les employés, les gestionnaires, les membres du conseil d’administration, et plus encore. De façon appropriée, le modèle RH de David Ulrich ne construit pas un département des ressources humaines autour de la fonction d’abord, mais plutôt autour des rôles.

En particulier, le modèle RH de David Ulrich a défini les quatre rôles énumérés ci-dessous comme les composants clés d’un département RH. Lisez cette présentation diaporama extrêmement utile du site Creative HRM si vous voulez en savoir plus sur Ulrich et ses idées.

RH Business Partner : Le partenaire d’affaires RH est chargé de communiquer avec ce qu’on appelle les « clients internes » ou les « clients internes ». (Ce ne sont que des termes fantaisistes qui désignent les personnes directement liées à une organisation, et comprennent les employés, les actionnaires, les parties prenantes, les créanciers, et plus encore).

Le partenaire d’affaires RH est le point de contact RH pour ces personnes et est, par conséquent, le canal que la plupart des membres internes d’une organisation utiliseront pour communiquer avec un service de ressources humaines. Entre autres choses, le partenaire d’affaires RH donne un retour aux clients internes sur la qualité de leur expérience, identifie les meilleurs talents au sein de l’organisation, aide à pourvoir les postes vacants, partage les objectifs RH avec les employés pour s’assurer qu’ils sont mis en œuvre dans toute l’organisation, et aide à promouvoir la productivité globale et l’harmonie sur le lieu de travail.

Le résumé : vous êtes le communicateur. Vous vous entendez bien avec les gens, vous êtes bon en organisation et vous favorisez la productivité.

Agent de changement : Lorsqu’une organisation doit s’étendre, évoluer ou modifier de quelque façon que ce soit ses buts ou ses objectifs, l’agent de changement est le rôle des ressources humaines qui communique ces changements organisationnels en interne. Cette personne ou cette direction organise des formations pour que les employés puissent acquérir les nouvelles compétences nécessaires à l’évolution des objectifs de l’entreprise ou des rôles professionnels, ou modifie les descriptions de poste pour refléter ces nouveaux rôles. Essentiellement, l’agent de changement aide à adapter l’organisation pour sa prochaine étape de croissance ou d’évolution.

Le résumé – Vous êtes l’enseignant. Vous aidez les employés à s’adapter au changement de rôle ou de description de poste. Vous êtes un atout précieux lorsqu’il s’agit d’enseigner de nouvelles compétences liées au travail.

Expert en administration : Ce rôle d’administration au sein des RH est responsable de nombreux types de tâches différentes. À une extrémité du spectre, l’expert en administration suit les changements dans la législation, la réglementation, les règles de santé et de sécurité au travail et d’autres types de droit du travail ou du commerce et aide l’organisation à s’adapter afin de rester conforme à ces lois. À l’autre bout du spectre, l’expert en administration est chargé d’organiser les informations personnelles des employés et de s’assurer qu’elles sont à jour. Cette personne utilise un SIRH (système d’information sur les ressources humaines) pour contrôler, mettre à jour et sécuriser ces informations. En d’autres termes, l’expert en administration est ce qui se rapproche le plus d’un véritable spécialiste de la « gestion des documents » dans le modèle RH d’Ulrich. En utilisant un SIRH, l’expert en administration joue un rôle clé en aidant une organisation à adopter des politiques modernes et sans papier pour le stockage des informations, la sécurisation des dossiers du personnel, le partage des fichiers au sein de l’organisation, et plus encore.

Le récapitulatif – vous êtes la ligne de front, un organisateur stratégique chargé de gérer tout et n’importe quoi.

Le défenseur des employés/le champion des employés : À tout moment, tout département des ressources humaines est chargé de rester conscient des intérêts des employés et de s’assurer qu’ils sont protégés. Le défenseur des employés (également connu sous le nom de « champion des employés ») est le rôle chargé de jauger le moral et la satisfaction des employés et d’utiliser ces informations pour créer une entreprise positive où les gens voudront travailler. Cette personne utilise des enquêtes pour mesurer la satisfaction des employés, repérer les lacunes de la culture d’entreprise et s’assurer que les responsables sont justes et équitables envers tous les employés. Le défenseur des employés dirige également des initiatives visant à améliorer le moral et l’expérience des employés, aide l’agent de changement en offrant des possibilités de formation et de développement professionnel, et s’assure que les employés existants ont la possibilité de postuler pour de nouveaux emplois ou des promotions au sein de l’organisation.

Le tour d’horizon – vous êtes le spécialiste de l’analyse qui s’assure que tout se passe bien à chaque niveau optimal.

Gestion des documents dans les ressources humaines

Bien que l’expert en administration soit le seul rôle du modèle RH de David Ulrich dans lequel la gestion des documents est mentionnée explicitement, il ne fait aucun doute que la gestion des documents est une énorme partie de ce qui permet à toute branche des ressources humaines de réussir. Comme vous pouvez le voir en lisant les descriptions de chaque rôle RH ci-dessus, les départements des ressources humaines sont responsables de beaucoup de tâches différentes au sein d’une organisation.

Le récapitulatif – vous êtes le planificateur qui parvient à être efficace dans l’organisation des documents. C’est un travail important puisqu’une entreprise s’appuie sur ses documents, ses contrats et ses licences.

Il faut aussi noter que plus un employé passe de temps dans une entreprise, plus son dossier personnel RH grossit. En effet, le dossier personnel moyen contient 50 pages, allant des documents de pré-embauche (candidatures et CV) aux enquêtes, en passant par les documents relatifs au développement professionnel et à la formation continue, et bien plus encore.

La meilleure façon de stocker et de sécuriser ces informations n’est pas avec un système de classement papier, mais plutôt avec une GED sans papier. Grâce à des fonctionnalités telles que la personnalisation facile des dossiers, la recherche en texte intégral, le cryptage des fichiers, les autorisations d’accès basées sur les rôles, la rétention des documents et le partage sécurisé des fichiers, les longs dossiers du personnel peuvent rester plus sûrs et plus faciles à gérer qu’ils ne le seraient jamais autrement.

Vous souhaitez savoir ce qu’eFileCabinet peut faire pour votre département RH ? Cliquez ici !

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée.