Recursos Humanos, Modelo Dave Ulrich, e Gestão Documental

Conhecido em Recursos Humanos como um “guru da gestão” com grandes ideias para tudo, desde a liderança da empresa ao crescimento corporativo, David Ulrich é, antes de mais nada, o pai do RH moderno. Autor de inúmeros livros sobre Recursos Humanos e o papel que desempenha numa organização, Ulrich é alguém cujas ideias continuam a influenciar a forma como pensamos em RH. E como os Recursos Humanos são responsáveis por manter os funcionários felizes, trabalhando arduamente e discando as metas e objetivos de longo prazo de uma organização, o famoso Modelo de RH de Ulrich é uma grande parte do sucesso presente ou futuro de praticamente qualquer empresa.

O modelo ensina práticas fundamentais que ensinam as pessoas a serem estratégicas e específicas e, ao mesmo tempo, a serem capazes de entregar eficazmente.

O Modelo de RH de David Ulrich

O modelo de Recursos Humanos de David Ulrich foi revolucionário quando foi introduzido pela primeira vez, porque se debruçou sobre as pessoas e os papéis em primeiro lugar e acima de tudo. Os departamentos de Recursos Humanos são importantes nas organizações em parte por causa de como eles se concentram nas pessoas de uma organização – incluindo funcionários, gerentes, membros da diretoria e muito mais. De forma adequada, o modelo de RH de David Ulrich não constrói primeiro um departamento de Recursos Humanos em torno de funções, mas sim em torno de funções.

Em particular, o modelo de RH de David Ulrich definiu as quatro funções listadas abaixo como os componentes chave de um departamento de RH. Leia esta apresentação extremamente útil do website Creative HRM se quiser saber mais sobre Ulrich e suas idéias.

HR Business Partner: O parceiro de negócios de RH é encarregado de se comunicar com os chamados “clientes internos” ou “clientes internos”. (Estes são apenas termos extravagantes que se referem a pessoas diretamente ligadas a uma organização, e incluem funcionários, acionistas, partes interessadas, credores, e mais).

O parceiro de negócios de RH é o ponto de contato de RH para esses indivíduos e é, portanto, o canal que a maioria dos membros internos de uma organização usará para se comunicar com um departamento de Recursos Humanos. Entre outras coisas, o parceiro de negócios de RH dá feedback aos clientes internos sobre a qualidade de sua experiência, identifica os principais talentos dentro da organização, ajuda a preencher vagas de emprego, compartilha as metas de RH com os funcionários para garantir que elas sejam implementadas em toda a organização e ajuda a promover a produtividade geral e a harmonia no local de trabalho.

O resumo: você é o comunicador. Você se dá bem com as pessoas, você é bom na organização e promove a produtividade.

O agente de mudança: Quando uma organização é obrigada a expandir, evoluir ou alterar suas metas ou objetivos, o agente de mudança é o papel dos Recursos Humanos que comunica essas mudanças organizacionais internamente. Essa pessoa ou filial organiza oportunidades de treinamento para que os funcionários possam aprender as novas habilidades necessárias para mudar as metas empresariais ou as funções, ou muda as descrições das funções para refletir essas funções alteradas. Essencialmente, o agente de mudança ajuda a adaptar a organização para o seu próximo estágio de crescimento ou evolução.

O rundown – Você é o professor. Você ajuda os funcionários a se adaptarem às mudanças nas funções ou descrições de funções. Você é um activo valioso quando se trata de ensinar novas competências relacionadas com o trabalho.

Perito em Administração: Esta função de administração dentro do RH é responsável por vários tipos diferentes de tarefas. Em um extremo do espectro, o especialista em administração segue as mudanças na legislação, regulamentação, regras de saúde e segurança no trabalho e outros tipos de leis trabalhistas ou comerciais e ajuda a organização a se adaptar a fim de permanecer em conformidade com essas leis. Na outra ponta do espectro, o especialista em administração é responsável por organizar as informações pessoais dos funcionários e certificar-se de que elas estejam atualizadas. Essa pessoa usa um SIHR (Sistema de Informação de Recursos Humanos) para monitorar, atualizar e garantir essa informação. Em outras palavras, o especialista em administração é a coisa mais próxima de um verdadeiro especialista em “gestão de documentos” dentro do Modelo de RH de Ulrich. Ao usar um HRIS, o especialista em administração é fundamental para ajudar uma organização a adotar políticas modernas e sem papel para armazenar informações, proteger arquivos do pessoal, compartilhar arquivos dentro da organização, e muito mais.

O rundown – você é a linha de frente, um organizador estratégico encarregado de gerenciar tudo e qualquer coisa.

Profissional de funcionários/Employee Advocate/Employee Champion: Em todos os momentos, qualquer departamento de Recursos Humanos é responsável por ficar ciente dos interesses dos funcionários e garantir que eles estejam protegidos. O defensor dos funcionários (também conhecido como o “campeão dos funcionários”) é o responsável por medir o moral e a satisfação dos funcionários e usar essa informação para criar uma empresa positiva onde as pessoas vão querer trabalhar. Essa pessoa usa pesquisas para medir a satisfação dos funcionários, detectar deficiências na cultura da empresa e garantir que os gerentes sejam justos e equitativos com todos os funcionários. O defensor dos funcionários também conduz iniciativas para melhorar o moral e a experiência dos funcionários, ajuda o agente de mudança a oferecer oportunidades de treinamento e desenvolvimento profissional e assegura que os funcionários existentes tenham oportunidades de se candidatar a novos empregos ou promoções dentro da organização.

O rundown – você é o especialista em análise que garante que tudo corra sem problemas em todos os níveis ideais.

Gestão de Documentos em Recursos Humanos

Embora o especialista em administração seja o único papel no Modelo de RH de David Ulrich no qual a gestão de documentos é mencionada explicitamente, não pode haver dúvidas de que a gestão de documentos é uma grande parte do que permite que qualquer ramo de Recursos Humanos seja bem sucedido. Como você pode ver pela leitura das descrições de cada função de RH acima, os departamentos de Recursos Humanos são responsáveis por muitas tarefas diferentes dentro de uma organização.

O rundown – você é o planejador que consegue ser eficaz na organização de documentos. Este é um grande trabalho uma vez que uma empresa depende de seus documentos, contratos e licenças.

Também vale a pena notar que quanto mais tempo um funcionário gasta com uma empresa, maior o seu arquivo de pessoal de RH cresce. Na verdade, o arquivo de pessoal médio contém 50 páginas, desde documentos pré-contratação (candidaturas e currículos) até pesquisas, documentos relativos ao desenvolvimento profissional e formação contínua, e muito mais.

A melhor forma de armazenar e assegurar esta informação não é com um sistema de arquivo em papel, mas sim com um DMS sem papel. Com recursos como personalização fácil de pastas, pesquisa de texto completo, criptografia de arquivos, permissões de acesso baseadas em funções, retenção de documentos e compartilhamento seguro de arquivos, arquivos pessoais longos podem permanecer mais seguros e mais gerenciáveis do que nunca.

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