Zasoby Ludzkie, Model Dave’a Ulricha i Zarządzanie Dokumentami

Znany w Zasobach Ludzkich jako „guru zarządzania” z wielkimi pomysłami na wszystko, od przywództwa firmy po jej rozwój, David Ulrich jest przede wszystkim ojcem nowoczesnego HR. Autor wielu książek na temat zasobów ludzkich i roli, jaką odgrywają one w organizacji, Ulrich jest osobą, której idee nadal wpływają na sposób, w jaki myślimy o HR. A ponieważ Kadry są odpowiedzialne za utrzymanie pracowników szczęśliwych, pracowitych i zorientowanych na długoterminowe cele organizacji, słynny Model HR Ulricha jest dużą częścią obecnego lub przyszłego sukcesu praktycznie każdej firmy.

Model uczy fundamentalnych praktyk, które uczą ludzi, jak być strategicznym i konkretnym, będąc w stanie dostarczyć skutecznie.

Model HR Davida Ulricha

Model Davida Ulricha dla Zasobów Ludzkich był rewolucyjny, gdy został wprowadzony po raz pierwszy, ponieważ patrzył na ludzi i role przede wszystkim. Działy zasobów ludzkich są ważne w organizacjach po części dlatego, że skupiają się na ludziach w organizacji – w tym pracownikach, menedżerach, członkach zarządu i nie tylko. Model HR Davida Ulricha nie buduje działu kadr wokół funkcji, ale raczej wokół ról.

W szczególności, model HR Davida Ulricha zdefiniował cztery role wymienione poniżej jako kluczowe elementy działu kadr. Przeczytaj tę niezwykle pomocną prezentację pokazu slajdów z witryny Creative HRM, jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o Ulrichu i jego pomysłach.

HR Business Partner: Partner biznesowy HR ma za zadanie komunikować się z tak zwanymi „klientami wewnętrznymi” lub „klientami wewnętrznymi”. (Są to tylko wymyślne terminy, które odnoszą się do osób bezpośrednio związanych z organizacją i obejmują pracowników, akcjonariuszy, udziałowców, interesariuszy, wierzycieli i więcej).

Partner biznesowy HR jest punktem kontaktowym HR dla tych osób i dlatego jest kanałem, który większość wewnętrznych członków organizacji będzie używać do komunikowania się z działem zasobów ludzkich. Między innymi, partner biznesowy HR daje informacje zwrotne do klientów wewnętrznych na temat jakości ich doświadczenia, identyfikuje największe talenty w organizacji, pomaga wypełnić wakaty, dzieli się celami HR z pracownikami, aby zapewnić, że są one realizowane w całej organizacji, i pomaga promować ogólną produktywność i harmonię w miejscu pracy.

Podsumowanie: jesteś komunikatorem. Dobrze dogadujesz się z ludźmi, jesteś dobry w organizacji i promujesz produktywność.

Agent zmiany: Kiedy organizacja musi się rozwijać, ewoluować lub w inny sposób zmieniać swoje cele lub zadania, agentem zmiany jest osoba z działu kadr, która komunikuje te zmiany organizacyjne wewnątrz firmy. Ta osoba lub oddział organizuje szkolenia, aby pracownicy mogli nauczyć się nowych umiejętności niezbędnych do realizacji zmieniających się celów biznesowych lub ról zawodowych, albo zmienia opisy stanowisk, aby odzwierciedlić te zmienione role. Zasadniczo, agent zmiany pomaga dostosować organizację do następnego etapu wzrostu lub ewolucji.

Podsumowanie – Jesteś nauczycielem. Pomagasz pracownikom dostosować się do zmian w rolach lub opisach stanowisk pracy. Jesteś cennym nabytkiem, jeśli chodzi o nauczanie nowych umiejętności związanych z wykonywaną pracą.

Administracja Expert: Ta rola administracji w ramach HR jest odpowiedzialny za wiele różnych typów zadań. Na jednym końcu spektrum, ekspert administracji śledzi zmiany w ustawodawstwie, regulacji, zdrowia i bezpieczeństwa pracy, zasad i innych rodzajów pracy lub prawa handlowego i pomaga organizacji dostosować się w celu utrzymania zgodności z tymi prawami. Z drugiej strony, specjalista ds. administracji jest odpowiedzialny za porządkowanie danych osobowych pracowników i upewnianie się, że są one aktualne. Osoba ta używa systemu HRIS (Human Resources Information System) do monitorowania, aktualizowania i zabezpieczania tych informacji. Innymi słowy, ekspert ds. administracji jest najbliższy prawdziwemu specjaliście od „zarządzania dokumentami” w ramach Modelu HR Ulricha. Korzystając z HRIS, ekspert ds. administracji jest kluczem do pomocy organizacji w przyjęciu nowoczesnej, bezpapierowej polityki przechowywania informacji, zabezpieczania akt osobowych, udostępniania plików w organizacji i innych.

Podsumowanie – jesteś linią frontu, strategicznym organizatorem odpowiedzialnym za zarządzanie czymkolwiek i wszystkim.

Employee Advocate/Employee Champion: Przez cały czas, każdy dział zasobów ludzkich jest odpowiedzialny za bycie świadomym interesów pracowników i upewnienie się, że są one chronione. Rzecznik pracowników (znany również jako „mistrz pracowników”) jest osobą odpowiedzialną za ocenę morale i satysfakcji pracowników oraz wykorzystanie tych informacji do stworzenia pozytywnej firmy, w której ludzie będą chcieli pracować. Osoba ta wykorzystuje ankiety do mierzenia satysfakcji pracowników, wykrywania niedociągnięć w kulturze firmy oraz upewniania się, że menedżerowie są sprawiedliwi i równi wobec wszystkich pracowników. Rzecznik pracowników prowadzi również inicjatywy mające na celu poprawę morale i doświadczenia pracowników, pomaga agentowi zmian w oferowaniu szkoleń i możliwości rozwoju zawodowego oraz zapewnia, że obecni pracownicy mają możliwości ubiegania się o nowe miejsca pracy lub awanse w organizacji.

Podsumowanie – jesteś specjalistą ds. analiz, który upewnia się, że wszystko przebiega sprawnie na każdym optymalnym poziomie.

Zarządzanie dokumentami w Zasobach Ludzkich

Mimo, że specjalista ds. administracji jest jedyną rolą w Modelu HR Davida Ulricha, w której zarządzanie dokumentami jest wymienione wprost, nie ma wątpliwości, że zarządzanie dokumentami jest ogromną częścią tego, co pozwala każdej gałęzi Zasobów Ludzkich odnieść sukces. Jak widać z lektury opisów każdej roli HR powyżej, działy zasobów ludzkich są odpowiedzialne za wiele różnych obowiązków w organizacji.

The rundown – jesteś planistą, który zarządza, aby być skuteczne w organizacji dokumentów. Jest to duża praca, ponieważ firma opiera się na jego dokumentów, umów i licencji.

Jest to również warto zauważyć, że im więcej czasu pracownik spędza z firmą, tym większe ich akta osobowe HR rośnie. Rzeczywiście, przeciętna teczka osobowa zawiera 50 stron, począwszy od dokumentów przed zatrudnieniem (podań i życiorysów) po ankiety, dokumenty dotyczące rozwoju zawodowego i ciągłych szkoleń oraz wiele innych.

Najlepszym sposobem przechowywania i zabezpieczania tych informacji nie jest papierowy system plików, ale raczej system DMS bez papieru. Z funkcjami takimi jak łatwe dostosowywanie folderów, wyszukiwanie pełnotekstowe, szyfrowanie plików, uprawnienia dostępu oparte na rolach, retencja dokumentów i bezpieczne współdzielenie plików, długie pliki personalne mogą pozostać bardziej bezpieczne i łatwiejsze w zarządzaniu niż byłyby kiedykolwiek w innym przypadku.

Interesuje Cię wiedza co eFileCabinet może zrobić dla Twojego działu HR? Kliknij tutaj!

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.