6 strategii radzenia sobie z niezapłaconymi fakturami, dzięki którym szybciej otrzymasz zapłatę

Niezależnie od wielkości Twojej firmy, niezapłacone faktury nie są tylko niedogodnością. Musisz opracować strategie, dzięki którym fakturowanie nie będzie zagrażać istnieniu Twojej firmy.

To może brzmieć nieco przesadnie dramatycznie. Ale zastanów się nad tym przez chwilę. Niezapłacone faktury mają wpływ na wszystko, co oznacza, że jeśli przepływ gotówki zostanie przerwany, nie będziesz miał pieniędzy, aby utrzymać działalność firmy. Taka sytuacja oznaczałaby, że nie będziesz mógł zapłacić pracownikom, dostawcom czy sprzedawcom. W rezultacie, zostaniesz uderzony z opłatami za zwłokę, a jednocześnie zniszczyć swoją reputację.

Więc, tak. Niezapłacone faktury to poważna sprawa, która zasługuje na natychmiastową uwagę. Ale, jak można przejść o w adresowaniu tych niezapłaconych faktur? Wypróbuj te sześć strategii.

Upewnij się, że zastosowałeś się do procedury, a następnie uprzejmie wykonaj czynności.

Nie wyciągaj pochopnych wniosków i nie zaczynaj wysyłać klientowi wiadomości e-mail z pogróżkami. Po pierwsze, upewnij się, że postępowałeś zgodnie z właściwymi procedurami, aby otrzymać zapłatę. Czy rzeczywiście wysłałeś fakturę? Czy warunki płatności były jasne? Jaka jest należna kwota? Czy wysłałeś ją do właściwej osoby? Czy twój adres jest poprawny?

Byłoby to bardzo żenujące dla ciebie, gdybyś stracił spokój z klientem tylko po to, aby dowiedzieć się, że to była twoja wina przez cały czas.

Pamiętaj również, że czasami niezapłacone faktury prześlizgują się przez szczeliny. Klient może być poza miastem lub do czynienia z nagłym wypadkiem. Zanim wpadniesz w gniew, wyślij uprzejmą wiadomość e-mail, aby sprawdzić, co się dzieje. Częściej niż nie krótki, „Just checking in,” e-mail może dostać fakturę zapłaconą.

W tym momencie, należy unikać wszelkich „zaległych” uwag. To zapewni, że będziesz miał dobre stosunki robocze z klientem w przyszłości jest niezapłacona faktura była tylko przeoczenie.

Specjalna uwaga: upewnij się, że wybierzesz najlepszą firmę fakturowania, aby pomóc Ci śledzić rzeczy. Nie ma nic gorszego niż wysłanie wiadomości e-mail do klienta, a następnie uświadomienie sobie, że nie wysłałeś mu faktury lub trafiła ona do spamu.

Powiązane: 10 Expert Tips on Managing Cash Flow as a New Business

Give discounts and charge a penalty.

Jeśli oferujesz zniżkę za wczesne płatności, klienci i klienci są zachęcani do płacenia przed terminem płatności. Nie jest niczym niezwykłym oferowanie jednego procenta lub dwóch procent zniżki od całkowitej kwoty faktury, jeśli faktura zostanie zapłacona w całości w ciągu 10 dni.

Niestety, nie wszyscy są motywowani przez zachęty. Ale, mogą być zmotywowani, jeśli ich faktura ma opłaty karne. To nie tylko popchnie klientów do płacenia szybciej, ale także pomoże Ci pokryć koszty wszelkich problemów finansowych, które osobiście masz. Nie chcesz nie być w stanie zapłacić własne rachunki, które zostały poniesione w tym okresie czasu, w którym klienci byli późno w płaceniu ci.

Abandon sztywne podejście biznesowe.

Co zrobić, jeśli po procedurze prawidłowo i uprzejmy follow-up nie działa? Uważam, że czasami trzeba być bardzo surowym w kontaktach z nimi. Bardzo podoba mi się to, co sugeruje Andy Clarke. Mówi on, że „porzuć sztywne podejście biznesowe i zamiast tego napisz jeden e-mail, starannie sformułowany, aby wyrazić, jak osobiście się czujesz. „Po-all, biznes może być biznesem, ale ludzie pracują z ludźmi.”

Oto e-mail Andy skomponował:

Szybka notatka, aby powiedzieć, że jestem naprawdę rozczarowany, że nadal nie zapłacił mi, że jestem winien za pracę zrobiłem dla Ciebie. W ogólnym rozrachunku nie jest to dużo pieniędzy, ale tak naprawdę myślę, że jest to bardziej kwestia szacunku.

Zawsze byłem tam w każdej chwili, aby rozwiązać wszelkie problemy, jakie mogliście mieć. Uwielbiam z Tobą pracować i zawsze traktowałem nasze relacje jako coś więcej niż tylko klient/dostawca. Ale jeśli nie mogę polegać na tym, że zapłacisz mi szybko lub potrzeba kilku prób i przypomnień, aby otrzymać moje pieniądze, to nie jest dobry interes.

Nie mówię, że nie chcę z tobą pracować, chcę. Ale jeśli nie otrzymam tego, co mi się należy w ciągu najbliższych kilku dni, będę musiał pomyśleć dwa razy o pomaganiu ci w przyszłości.

Kind regards

Andy Clarke

Andy twierdzi, że był to najbardziej skuteczny e-mail do zbierania długów, jaki kiedykolwiek wysłał z każdym klientem płacącym mu w ciągu dwóch dni. Ja również uważam, że jest to bardzo skuteczna metoda. To powiedziawszy, ma tendencję do naprawdę zranić relacji. Więc jeśli używasz tej metody, nigdy nie znalazłem, że kończy się pracy z osobą w przyszłości.

Related: 5 Ways to Keep Cash Flow Pumping

Kolekcje, arbitraż, mediacja, sąd.

Czy to gra w twardą piłkę? Absolutnie. Ale kiedy masz faktury, które są przeterminowane o ponad 90 dni i nie sądzisz, że zostaną zapłacone, możesz nie mieć innego wyjścia. Bądź świadomy, że otrzymasz grosze za dolara, ale lepsze coś niż nic. Jednak sugerowałbym również, abyś wykonał następujące czynności przed zaangażowaniem się w agencję windykacyjną.

  1. Skontaktuj się z kimś innym w biurze, na przykład z kierownikiem księgowości. Zrób to dopiero po podjęciu kilku bezowocnych prób kontaktu z osobą kontaktową.
  2. Jeśli masz umowę, a naprawdę powinieneś, przejrzyj ją dokładnie. Jedynym sposobem na rozwiązanie problemu braku płatności jest przejście przez komisję arbitrażową. Skontaktuj się z komisją arbitrażową, aby dowiedzieć się, co musisz zrobić, aby złożyć sprawę.
  3. Jeśli twój klient jest miejscowy, możesz skorzystać z usługi mediacji biznesowej. Proces ten obejmuje wyszkolonego, neutralnego mediatora, który pracuje z obiema stronami w celu rozwiązania sporu.
  4. Co jeśli klient chce zapłacić, ale ma problemy z przepływem gotówki? Rozważ możliwość zaoferowania krótkiego, trzy-sześciomiesięcznego planu płatności. To może być ryzykowne posunięcie, jeśli bankrutują, ale warto spróbować.
  5. Niektórzy nieterminowi klienci mieli nadzieję na to przez cały czas; oferując rozliczenie za mniej niż należne. Nie jest to idealne rozwiązanie, ale czasami lepiej jest po prostu dostać to, co możesz i iść dalej.
  6. Jeśli spotkałeś swojego klienta poprzez reklamę online lub stronę internetową dla freelancerów, skontaktuj się z działem obsługi klienta na stronie, aby zgłosić problem. Nie oddadzą należnych pieniędzy, ale mogą interweniować. Jeśli jest zbyt wiele skarg, przestaną uruchamiać reklamy dla tej osoby.
  7. Wszystkie 50 stanów ma sądy ds. drobnych roszczeń, które są zaprojektowane specjalnie do użytku przez nie-prawników. Jeśli jesteś winien mniej niż maksymalny limit sądu drobnych roszczeń w twoim stanie, zwykle od 2500 do 15 000 dolarów, możesz ominąć wynajęcie prawnika i reprezentować się w sądzie. Będą opłaty sądowe, ale nie masz tych drogich opłat adwokackich.
  8. Jeśli kwota, którą jesteś winien przekracza maksymalny limit sądu drobnych roszczeń, będziesz musiał udać się do zwykłego sądu, aby złożyć pozew. Możesz reprezentować siebie, ale nie jest to zalecane w tej sytuacji. Ten scenariusz może stać się kosztowny.

Related: The 5 Worst Cash-Flow Mistakes Small-Business Owners Make

Contact a Business Reporting Bureau.

Jeśli masz do czynienia z klientem, który jest strasznie spóźniony, możesz zgłosić je do biura sprawozdawczości biznesowej i sprawić, że skarga zostanie upubliczniona.

Skoro ta skarga może zagrozić reputacji klienta, i może ograniczyć je od uzyskania kredytu w przyszłości, to jest prawie pewne, że zostanie wypłacona natychmiast.

Faktoring im.

Wreszcie, zawsze można sprzedać wszelkie bieżące zaległych faktur, które są mniej niż 90 dni stary do faktoranta. Warunkiem jest, aby klienci, którzy są ci winni pieniądze, byli firmami lub instytucjami, a nie osobami fizycznymi.

W przypadku faktoringu faktur, zasadniczo otrzymujesz zaliczkę pieniężną w wysokości 80 procent całkowitej należności. Jako pożyczkobiorca, będziesz odpowiedzialny za odsetki i opłaty od zaliczki.

Unikaj niezapłaconych faktur w pierwszej kolejności.

Jeśli chcesz uniknąć kłopotów z niezapłaconymi fakturami w pierwszej kolejności, upewnij się, że badasz nowych klientów, aby upewnić się, że są legalni i nie mają żadnych wcześniejszych skarg. Po tym upewnij się, że masz podpisaną umowę, prowadź szczegółowe rejestry i poproś o płatność z góry.

Uczyń również proces płatności tak wygodnym, jak to tylko możliwe, ustaw powtarzające się faktury i pracuj nad ustanowieniem silnych relacji z klientami. Co najważniejsze, wiedz, kiedy przestać ścigać opóźnienia w płatnościach. Nie warto tracić czasu, energii i pieniędzy na poszukiwanie faktury za 300 dolarów.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.