Human Resources, Dave Ulrich Model, en Document Management

Bekend in Human Resources als een “management goeroe” met geweldige ideeën voor alles van bedrijfsleiderschap tot bedrijfsgroei, David Ulrich is in de eerste plaats de vader van het moderne HR. De auteur van talrijke boeken over Human Resources en de rol die het speelt in een organisatie, is Ulrich iemand wiens ideeën de manier waarop we denken over HR blijven beïnvloeden. En aangezien Human Resources verantwoordelijk is voor het tevreden houden van werknemers, hardwerkend, en afgestemd op de lange termijn doelen en doelstellingen van een organisatie, is het befaamde HR Model van Ulrich een groot onderdeel van het huidige en toekomstige succes van vrijwel elk bedrijf.

Het model leert fundamentele praktijken die mensen leren hoe ze strategisch en specifiek kunnen zijn, terwijl ze in staat zijn om effectief te leveren.

Het David Ulrich HR Model

David Ulrich’s model voor Human Resources was revolutionair toen het voor het eerst werd geïntroduceerd, omdat het in de eerste plaats naar mensen en rollen keek. Human Resources-afdelingen zijn belangrijk in organisaties, deels omdat zij zich richten op de mensen in een organisatie – inclusief werknemers, managers, bestuursleden, en meer. Het HR-model van David Ulrich bouwt een afdeling Personeelszaken niet in de eerste plaats op rond functies, maar eerder rond rollen.

In het bijzonder definieert het HR-model van David Ulrich de vier hieronder genoemde rollen als de belangrijkste componenten van een HR-afdeling. Lees deze uiterst nuttige diapresentatie van de website Creative HRM als u meer over Ulrich en zijn ideeën wilt leren.

HR Business Partner: De HR-businesspartner heeft als taak om te communiceren met zogenaamde “interne klanten” of “interne klanten.” (Dit zijn gewoon fancy termen die verwijzen naar mensen die direct verbonden zijn met een organisatie, en omvatten werknemers, aandeelhouders, belanghebbenden, schuldeisers, en meer).

De HR-businesspartner is het HR-contactpunt voor deze personen en is daarom het kanaal dat de meeste interne leden van een organisatie zullen gebruiken om te communiceren met een Human Resources-afdeling. De HR-businesspartner geeft onder andere feedback aan interne klanten over de kwaliteit van hun ervaring, identificeert toptalenten binnen de organisatie, helpt vacatures vervullen, deelt HR-doelstellingen met werknemers om ervoor te zorgen dat ze in de hele organisatie worden geïmplementeerd, en helpt de algehele productiviteit en harmonie op de werkplek te bevorderen.

Het overzicht: jij bent de communicator. U kunt goed met mensen overweg, u bent goed in organiseren, en u bevordert de productiviteit.

Change Agent: Wanneer een organisatie moet uitbreiden, evolueren, of anderszins haar doelen of doelstellingen wijzigen, de change agent is de Human Resources rol die communiceert die organisatorische veranderingen intern. Deze persoon of afdeling organiseert opleidingsmogelijkheden zodat werknemers de nieuwe vaardigheden kunnen leren die nodig zijn voor veranderende bedrijfsdoelstellingen of functierollen, of verandert functiebeschrijvingen om deze veranderde rollen weer te geven. In wezen helpt de change agent de organisatie aan te passen voor haar volgende fase van groei of evolutie.

Het overzicht – U bent de leraar. U helpt werknemers zich aan te passen aan veranderingen in rollen of functiebeschrijvingen. U bent een waardevolle aanwinst als het gaat om het onderwijzen van nieuwe vaardigheden met betrekking tot de baan.

Administratiedeskundige: Deze administratieve rol binnen HR is verantwoordelijk voor tal van verschillende soorten taken. Aan de ene kant van het spectrum volgt de administratiedeskundige veranderingen in de wet- en regelgeving, gezondheids- en veiligheidsregels op het werk en andere soorten arbeids- of handelsrecht en helpt hij de organisatie zich aan te passen om aan die wetten te blijven voldoen. Aan de andere kant van het spectrum is de administratiedeskundige verantwoordelijk voor het organiseren van persoonlijke werknemersinformatie en ervoor zorgen dat die up-to-date is. Deze persoon gebruikt een HRIS (Human Resources Information System) om die informatie te controleren, bij te werken en te beveiligen. Met andere woorden, de administratiedeskundige komt het dichtst in de buurt van een echte “document management” specialist binnen het HR Model van Ulrich. Door een HRIS te gebruiken, is de administratiedeskundige de sleutel in het helpen van een organisatie om een modern, papierloos beleid te voeren voor het opslaan van informatie, het beveiligen van personeelsdossiers, het delen van dossiers binnen de organisatie, en meer.

Het overzicht – je bent de frontlinie, een strategische organisator die belast is met het beheer van alles en nog wat.

Voorstander van werknemers/werknemerskampioen: Te allen tijde is elke afdeling Human Resources verantwoordelijk voor het op de hoogte blijven van werknemersbelangen en ervoor zorgen dat ze worden beschermd. De werknemer advocaat (ook bekend als de “werknemer kampioen”) is de rol belast met het meten van werknemer moraal en tevredenheid en het gebruik van die informatie om een positieve bedrijf waar mensen willen werken te creëren. Deze persoon gebruikt enquêtes om de tevredenheid van werknemers te meten, tekortkomingen in de bedrijfscultuur op te sporen, en ervoor te zorgen dat managers eerlijk en rechtvaardig zijn tegenover alle werknemers. De employee advocate leidt ook initiatieven om het moreel en de werknemerservaring te verbeteren, helpt de change agent met het aanbieden van training en professionele ontwikkelingsmogelijkheden, en zorgt ervoor dat bestaande werknemers kansen hebben om te solliciteren naar nieuwe banen of promoties binnen de organisatie.

The rundown – jij bent de analytische specialist die ervoor zorgt dat alles soepel verloopt op elk optimaal niveau.

Documentbeheer in Human Resources

Weliswaar is de administratiedeskundige de enige rol in het HR-model van David Ulrich waarin documentbeheer expliciet wordt genoemd, maar er kan geen twijfel over bestaan dat documentbeheer een enorm onderdeel is van wat elke Human Resources-tak in staat stelt succesvol te zijn. Zoals u kunt zien bij het lezen van de beschrijvingen van elke HR-rol hierboven, zijn Human Resources-afdelingen verantwoordelijk voor een heleboel verschillende taken binnen een organisatie.

The rundown – u bent de planner die erin slaagt om effectief te zijn in documentorganisatie. Dit is een grote klus, aangezien een bedrijf afhankelijk is van zijn documenten, contracten en licenties.

Het is ook vermeldenswaard dat hoe meer tijd een werknemer bij een bedrijf doorbrengt, hoe groter hun HR-personeelsdossier groeit. Het gemiddelde personeelsdossier bevat 50 pagina’s, variërend van documenten voorafgaand aan de indiensttreding (sollicitaties en cv’s) tot enquêtes, documenten met betrekking tot professionele ontwikkeling en bijscholing, en nog veel meer.

De beste manier om deze informatie op te slaan en te beveiligen is niet met een papieren archiveringssysteem, maar eerder met een papierloos DMS. Met functies zoals het eenvoudig aanpassen van mappen, zoeken in de volledige tekst, bestandscodering, rolgebaseerde toegangsrechten, documentretentie en het veilig delen van bestanden, kunnen lange personeelsdossiers veiliger en beter beheersbaar blijven dan anders het geval zou zijn.

Wilt u weten wat eFileCabinet voor uw HR-afdeling kan betekenen? Klik hier!

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.