6 strategieën om met onbetaalde facturen om te gaan, zodat u sneller wordt betaald

Of uw bedrijf nu zo groot is of niet, onbetaalde facturen zijn niet alleen een ongemak. U moet strategieën hebben om te voorkomen dat facturering het voortbestaan van uw bedrijf in gevaar brengt.

Dat klinkt misschien een beetje overdreven. Maar, denk er even over na. Onbetaalde facturen hebben invloed op alles, wat betekent dat als de cashflow wordt onderbroken, u niet het geld hebt om uw bedrijf operationeel te houden. Deze situatie zou betekenen dat u geen werknemers, leveranciers of verkopers kunt betalen. Als gevolg daarvan, zult u worden geslagen met late vergoedingen terwijl het beschadigen van uw reputatie.

Dus, ja. Onbetaalde facturen zijn een big deal die uw onmiddellijke aandacht verdienen. Maar, hoe kunt u gaan over in het aanpakken van deze onbetaalde facturen? Probeer deze zes strategieën uit.

Zorg ervoor dat u de procedure hebt gevolgd en geef vervolgens een beleefde follow-up.

Trek niet te snel conclusies en begin uw klant nare of dreigende e-mailberichten te sturen. Zorg er eerst voor dat je de juiste procedures hebt gevolgd om betaald te krijgen. Heeft u de factuur daadwerkelijk verzonden? Waren de betalingsvoorwaarden duidelijk? Wat is het verschuldigde bedrag? Heeft u de factuur naar de juiste persoon gestuurd? Is uw adres juist?

Het zou uiterst gênant zijn als u uw geduld verliest met een klant en er vervolgens achter komt dat het al die tijd uw fout was.

Bedenk ook dat onbetaalde facturen soms door de mazen van het net glippen. Een klant kan out-of-town zijn of te maken hebben met een noodsituatie. Voordat u boos wordt, stuur een beleefde follow-up e-mail om te controleren. Vaker wel dan niet een korte, “Just checking in,” e-mail kan de factuur betaald te krijgen.

Op dit punt, moet u elke “achterstallige” opmerkingen te vermijden. Het zal ervoor zorgen dat u een goede werkrelatie met de klant in de toekomst is de onbetaalde factuur was gewoon een oversight.

Speciale opmerking: zorg ervoor dat u een top facturatie bedrijf te kiezen om u te helpen bij te houden van de dingen. Niets erger dan een klant e-mailen en dan beseffen dat je ze geen factuur hebt gestuurd of dat deze naar spam is gegaan.

Related: 10 Expert Tips on Managing Cash Flow as a New Business

Geef kortingen en breng een boete in rekening.

Als u een korting biedt voor vroege betalingen, worden klanten en klanten aangemoedigd om eerder dan de vervaldatum te betalen. Het is niet ongebruikelijk om een korting van een of twee procent op het totale factuurbedrag aan te bieden als de factuur binnen 10 dagen volledig is betaald.

Helaas is niet iedereen gemotiveerd door prikkels. Maar ze kunnen wel gemotiveerd zijn als hun factuur boetekosten bevat. Niet alleen zal dit klanten pushen om sneller te betalen, het zal u ook helpen de kosten te dekken van eventuele financieringskwesties die u persoonlijk heeft. U wilt niet dat u uw eigen rekeningen niet kunt betalen die zijn opgelopen in de periode dat uw klanten u te laat betaalden.

Bandon the stiff business approach.

Wat als u de procedure correct hebt gevolgd en de beleefde follow-up niet heeft gewerkt? Ik vind dat je soms heel streng moet zijn in het opvolgen van hen. Ik hou echt van wat Andy Clarke voorstelt. Hij zegt dat je “moet afstappen van een stijve zakelijke aanpak en in plaats daarvan één e-mail moet schrijven, zorgvuldig geformuleerd om uit te drukken hoe je je persoonlijk voelt. “Zaken zijn tenslotte zaken, maar mensen werken met mensen.”

Hier is de e-mail die Andy heeft samengesteld:

Een kort berichtje om te zeggen dat ik erg teleurgesteld ben dat u me nog steeds niet heeft betaald wat ik verschuldigd ben voor het werk dat ik voor u heb gedaan. In het grote plan van dingen, het is niet veel geld, maar eigenlijk denk ik dat dit meer een kwestie van respect.

Ik ben er altijd geweest op de valreep om eventuele problemen op te lossen je zou kunnen hebben. Ik werk graag met u en heb onze relatie altijd opgevat als meer dan alleen klant/leverancier. Maar als ik er niet op kan vertrouwen dat u prompt betaalt of als het meerdere pogingen en aanmaningen kost om mijn geld te krijgen, dan is dat geen goede handel.

Ik zeg niet dat ik niet met u wil werken, dat wil ik wel. Maar als ik niet ontvang wat ik verschuldigd ben binnen de komende paar dagen, zal ik twee keer nadenken over het helpen van u in de toekomst.

Kind regards

Andy Clarke

Andy beweert dat dit de meest effectieve incasso e-mail was die hij ooit heeft verzonden met elke klant die hem binnen twee dagen betaalde. Ik heb ook ondervonden dat dit een zeer effectieve methode is. Dat gezegd hebbende, het heeft de neiging om de relatie echt te schaden. Dus als je deze methode gebruikt, heb ik nooit gevonden dat je uiteindelijk werkt met de persoon in de toekomst.

Related: 5 manieren om de cashflow op gang te houden

Invorderingen, arbitrage, bemiddeling, rechtbank.

Is dit hard spelen? Absoluut. Maar, wanneer u facturen hebt die meer dan 90 dagen vervallen zijn, en u denkt niet dat zij zullen worden betaald, hebt u misschien geen andere optie. Wees u ervan bewust dat u een klein bedrag zult ontvangen, maar iets is beter dan niets. Ik stel echter ook voor dat u het volgende doet voordat u in zee gaat met een incassobureau.

  1. Contacteer iemand anders op kantoor, zoals de boekhoudkundige manager. Doe dit pas nadat u verschillende vruchteloze pogingen hebt gedaan om contact op te nemen met uw contactpersoon.
  2. Als u een contract hebt, en dat zou u echt moeten doen, bekijk het dan zorgvuldig. De enige manier om de niet-betaling op te lossen is via een arbitragecommissie. Neem contact op met de arbitragecommissie om erachter te komen wat u moet doen om een zaak in te dienen.
  3. Als uw klant lokaal is, kunt u gebruikmaken van een zakelijke bemiddelingsdienst. Dit proces omvat een getrainde, neutrale bemiddelaar werkt u met beide partijen om het geschil op te lossen.
  4. Wat als de klant wil betalen, maar heeft cash flow problemen? Overweeg een kort betalingsplan van drie tot zes maanden aan te bieden. Het kan een riskante zet zijn als ze failliet gaan, maar het is het proberen waard.
  5. Sommige deadbeat-klanten hebben hier de hele tijd op gehoopt; aanbieden om voor minder dan verschuldigd te schikken. Het is niet ideaal, maar soms is het beter om gewoon te krijgen wat je kunt en verder te gaan.
  6. Als je je klant hebt ontmoet via een online advertentie of freelance website, neem dan contact op met de klantenservice van de site om het probleem te melden. Ze zullen het verschuldigde geld niet geven, maar ze kunnen wel ingrijpen. Als er te veel klachten zijn, zullen ze stoppen met het uitvoeren van de advertenties voor die persoon.
  7. Alle 50 staten hebben kleine claims rechtbanken die speciaal zijn ontworpen voor gebruik door niet-advocaten. Als u minder verschuldigd bent dan de maximale limiet voor kleine claims van uw staat, meestal tussen $ 2500 tot $ 15.000, kunt u het inhuren van een advocaat omzeilen en uzelf in de rechtbank vertegenwoordigen. Er zullen gerechtskosten zijn, maar je hebt niet die dure advocaatkosten.
  8. Als het bedrag dat u verschuldigd bent hoger is dan de maximale limiet voor kleine claims rechtbank, moet u naar een gewone rechtbank gaan om een rechtszaak in te dienen. U kunt uzelf vertegenwoordigen, maar het is niet aan te raden in deze situatie. Dit scenario kan duur worden.

Related: The 5 Worst Cash-Flow Mistakes Small-Business Owners Make

Contact a Business Reporting Bureau.

Als u te maken hebt met een klant die flagrant te laat is, kunt u deze melden bij een bedrijfsrapportagebureau en de klacht openbaar maken.

Omdat deze klacht de reputatie van de klant kan bedreigen, en hen kan beperken in het krijgen van krediet in de toekomst, is het bijna een gegeven dat je onmiddellijk betaald wordt.

Factor them.

Finitief kunt u altijd alle huidige uitstaande facturen verkopen die minder dan 90 dagen oud zijn aan een factoraar. Voorwaarde is wel dat de klanten die u het geld schuldig zijn, bedrijven of instellingen zijn en geen particulieren.

Met invoice factoring krijgt u in principe een voorschotbedrag van 80 procent van de totale vordering. Als de lener, zult u verantwoordelijk zijn voor de rente en kosten op het voorschot.

Vermijd onbetaalde facturen in de eerste plaats.

Als u het gedoe van onbetaalde facturen in de eerste plaats wilt voorkomen, zorg er dan voor dat u nieuwe klanten onderzoekt om ervoor te zorgen dat ze legitiem zijn en geen eerdere klachten hebben. Zorg er daarna voor dat u een ondertekend contract hebt, een gedetailleerde administratie bijhoudt en vooraf om betaling vraagt.

Zorg er ook voor dat het betalingsproces zo gemakkelijk mogelijk verloopt, stel terugkerende facturen in en werk aan het opbouwen van een sterke klantrelatie. Het allerbelangrijkste is dat u weet wanneer u moet stoppen met het najagen van een betalingsachterstand. Het is de tijd, energie en het geld niet waard om een factuur van $300 na te jagen.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.