Risorse Umane, Modello Dave Ulrich e Gestione dei Documenti

Conosciuto nelle Risorse Umane come un “guru del management” con grandi idee per tutto, dalla leadership aziendale alla crescita aziendale, David Ulrich è prima di tutto il padre delle moderne Risorse Umane. Autore di numerosi libri sulle Risorse Umane e sul ruolo che svolgono in un’organizzazione, Ulrich è qualcuno le cui idee continuano a influenzare il modo in cui pensiamo alle Risorse Umane. E dato che le Risorse Umane hanno la responsabilità di mantenere i dipendenti felici, laboriosi e in sintonia con gli scopi e gli obiettivi a lungo termine di un’organizzazione, il famoso modello HR di Ulrich è una parte importante del successo presente e futuro di qualsiasi azienda.

Il modello insegna pratiche fondamentali che insegnano alle persone come essere strategiche e specifiche, mentre sono in grado di consegnare efficacemente.

Il Modello HR di David Ulrich

Il modello di David Ulrich per le Risorse Umane fu rivoluzionario quando fu introdotto per la prima volta, perché guardava alle persone e ai ruoli prima di tutto. I dipartimenti delle risorse umane sono importanti nelle organizzazioni in parte per il modo in cui si concentrano sulle persone in un’organizzazione, compresi i dipendenti, i manager, i membri del consiglio e altro. Opportunamente, il modello HR di David Ulrich non costruisce un dipartimento di Risorse Umane intorno alla funzione, ma piuttosto intorno ai ruoli.

In particolare, il modello HR di David Ulrich ha definito i quattro ruoli elencati di seguito come i componenti chiave di un dipartimento HR. Leggete questa presentazione estremamente utile dal sito Creative HRM se volete saperne di più su Ulrich e le sue idee.

HR Business Partner: Il business partner HR ha il compito di comunicare con i cosiddetti “clienti interni” o “clienti interni”. (Questi sono solo termini fantasiosi che si riferiscono a persone direttamente connesse con un’organizzazione, e includono dipendenti, azionisti, stakeholder, creditori e altro).

Il business partner HR è il punto di contatto HR per queste persone ed è, quindi, il canale che la maggior parte dei membri interni di un’organizzazione utilizzerà per comunicare con il dipartimento Risorse Umane. Tra le altre cose, il business partner delle Risorse Umane fornisce un feedback ai clienti interni sulla qualità della loro esperienza, identifica i migliori talenti all’interno dell’organizzazione, aiuta a riempire i posti di lavoro vacanti, condivide gli obiettivi delle Risorse Umane con i dipendenti per assicurarsi che vengano implementati in tutta l’organizzazione e aiuta a promuovere la produttività generale e l’armonia sul posto di lavoro.

Il riassunto: tu sei il comunicatore. Vai d’accordo con le persone, sei bravo nell’organizzazione e promuovi la produttività.

Agente di cambiamento: Quando un’organizzazione deve espandersi, evolversi, o alterare in altro modo i suoi scopi o obiettivi, l’agente di cambiamento è il ruolo delle Risorse Umane che comunica questi cambiamenti organizzativi all’interno. Questa persona o filiale organizza opportunità di formazione in modo che gli impiegati possano imparare le nuove abilità necessarie per cambiare gli obiettivi di business o i ruoli lavorativi, o cambia le descrizioni del lavoro per riflettere quei ruoli modificati. Essenzialmente, l’agente di cambiamento aiuta ad adattare l’organizzazione per la sua prossima fase di crescita o evoluzione.

Il riassunto – Tu sei l’insegnante. Aiuti gli impiegati ad adattarsi al cambiamento dei ruoli o delle descrizioni del lavoro. Sei una risorsa preziosa quando si tratta di insegnare nuove competenze relative al lavoro.

Esperto di amministrazione: Questo ruolo di amministrazione all’interno delle risorse umane è responsabile di numerosi tipi di compiti diversi. Da un lato, l’esperto di amministrazione segue i cambiamenti nella legislazione, nei regolamenti, nelle norme di salute e sicurezza sul lavoro e in altri tipi di diritto del lavoro o del commercio e aiuta l’organizzazione ad adattarsi per rimanere conforme a queste leggi. All’altra estremità dello spettro, l’esperto di amministrazione è responsabile dell’organizzazione delle informazioni personali dei dipendenti e si assicura che siano aggiornate. Questa persona usa un HRIS (Human Resources Information System) per monitorare, aggiornare e proteggere queste informazioni. In altre parole, l’esperto di amministrazione è la cosa più vicina ad un vero specialista di “gestione dei documenti” nel modello HR di Ulrich. Usando un HRIS, l’esperto di amministrazione è la chiave per aiutare un’organizzazione ad adottare politiche moderne e senza carta per conservare le informazioni, proteggere i file del personale, condividere i file all’interno dell’organizzazione e altro.

Il riassunto – tu sei la prima linea, un organizzatore strategico incaricato di gestire tutto e niente.

Employee Advocate/Employee Champion: In ogni momento, ogni dipartimento delle risorse umane ha la responsabilità di rimanere consapevole degli interessi dei dipendenti e assicurarsi che siano protetti. L’employee advocate (conosciuto anche come “employee champion”) è il ruolo incaricato di misurare il morale e la soddisfazione dei dipendenti e di usare queste informazioni per creare un’azienda positiva dove le persone vorranno lavorare. Questa persona usa i sondaggi per misurare la soddisfazione dei dipendenti, individuare le carenze nella cultura aziendale e assicurarsi che i manager siano giusti ed equi con tutti i dipendenti. L’employee advocate conduce anche iniziative per migliorare il morale e l’esperienza dei dipendenti, aiuta l’agente di cambiamento ad offrire opportunità di formazione e sviluppo professionale, e si assicura che i dipendenti esistenti abbiano l’opportunità di candidarsi per nuovi lavori o promozioni all’interno dell’organizzazione.

Il riassunto – tu sei lo specialista di analisi che si assicura che tutto funzioni senza problemi ad ogni livello ottimale.

Gestione dei documenti nelle Risorse Umane

Mentre l’esperto di amministrazione è l’unico ruolo nel Modello HR di David Ulrich in cui la gestione dei documenti è menzionata esplicitamente, non c’è dubbio che la gestione dei documenti è una parte enorme di ciò che permette a qualsiasi settore delle Risorse Umane di avere successo. Come potete vedere leggendo le descrizioni di ogni ruolo HR qui sopra, i dipartimenti delle Risorse Umane sono responsabili di un sacco di compiti diversi all’interno di un’organizzazione.

La sintesi – tu sei il pianificatore che riesce ad essere efficace nell’organizzazione dei documenti. Questo è un lavoro importante poiché un’azienda si basa sui suoi documenti, contratti e licenze.

E’ anche importante notare che più tempo un dipendente passa con un’azienda, più grande diventa il suo file personale HR. Infatti, il file personale medio contiene 50 pagine, che vanno dai documenti pre-assunzione (domande e curriculum) ai sondaggi, documenti relativi allo sviluppo professionale e alla formazione continua, e molto altro ancora.

Il modo migliore per archiviare e proteggere queste informazioni non è con un sistema di archiviazione cartaceo, ma piuttosto con un DMS senza carta. Con caratteristiche come la facile personalizzazione delle cartelle, la ricerca full-text, la crittografia dei file, i permessi di accesso basati sui ruoli, la conservazione dei documenti e la condivisione sicura dei file, i lunghi file del personale possono rimanere più sicuri e più gestibili di quanto sarebbero altrimenti.

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