6 strategie per gestire le fatture non pagate che ti fanno pagare prima

A prescindere dalle dimensioni della tua azienda, le fatture non pagate non sono solo un inconveniente. È necessario avere strategie in atto in modo che la fatturazione non minacci l’esistenza stessa della tua azienda.

Questo può sembrare un po’ troppo drammatico. Ma pensateci un attimo. Le fatture non pagate hanno un impatto su tutto, il che significa che se il flusso di cassa è interrotto non avrai i soldi per mantenere il tuo business operativo. Questa situazione significherebbe che non puoi pagare i dipendenti, i fornitori o i venditori. Come risultato, sarete schiaffeggiati con tasse in ritardo mentre danneggiate la vostra reputazione.

Quindi, sì. Le fatture non pagate sono un grosso problema che merita la vostra immediata attenzione. Ma, come puoi affrontare queste fatture non pagate? Provate queste sei strategie.

Assicuratevi di aver seguito la procedura e poi seguitela educatamente.

Non saltate alle conclusioni e iniziate a mandare al vostro cliente messaggi sgradevoli o minacciosi. Per prima cosa, assicuratevi di aver seguito le procedure corrette per essere pagati. Avete effettivamente inviato la fattura? I termini di pagamento erano chiari? Qual è l’importo dovuto? L’ha inviata alla persona giusta? Il tuo indirizzo è corretto?

Sarebbe estremamente imbarazzante per te perdere la calma con un cliente solo per scoprire che è stata tutta colpa tua. Un cliente potrebbe essere fuori città o alle prese con un’emergenza. Prima di arrabbiarsi, inviate un’email educata per controllare. Più spesso che no, una breve e-mail “solo per controllare” può ottenere il pagamento della fattura.

A questo punto, si dovrebbe evitare qualsiasi commento “scaduto”. Si assicurerà di avere un buon rapporto di lavoro con il cliente in futuro se la fattura non pagata è stata solo una svista.

Nota speciale: assicurati di scegliere una società di fatturazione top per aiutarti a tenere traccia delle cose. Non c’è niente di peggio che mandare un’email a un cliente e poi rendersi conto che non gli hai mandato una fattura o che è finita nello spam.

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Dare sconti e far pagare una penale.

Se si offre uno sconto per i pagamenti anticipati, i clienti sono incoraggiati a pagare prima della data di scadenza. Non è raro offrire uno sconto dell’uno o due per cento sull’importo totale della fattura se questa viene pagata per intero entro 10 giorni.

Purtroppo, non tutti sono motivati dagli incentivi. Ma, possono essere motivati se la loro fattura ha delle penali. Non solo questo spingerà i clienti a pagare più velocemente, ma vi aiuterà anche a coprire il costo di eventuali problemi di finanziamento che avete personalmente. Non vuoi non essere in grado di pagare i tuoi conti che sono stati sostenuti durante il periodo di tempo in cui i tuoi clienti erano in ritardo nel pagarti.

Abbandona l’approccio commerciale rigido.

E se hai seguito correttamente la procedura e il follow-up educato non ha funzionato? Trovo che a volte bisogna essere molto severi nel seguirli. Mi piace molto quello che suggerisce Andy Clarke. Dice di “abbandonare un rigido approccio commerciale e scrivere invece un’email, formulata attentamente per esprimere come ti senti personalmente. “Dopo tutto, gli affari possono essere affari, ma le persone lavorano con le persone.”

Ecco l’email che Andy ha composto:

Una nota veloce per dire che sono davvero deluso che non mi avete ancora pagato il dovuto per il lavoro che ho fatto per voi. Nel grande schema delle cose, non sono molti soldi, ma in realtà penso che questo sia più una questione di rispetto.

Sono sempre stato lì alla goccia di un cappello per risolvere qualsiasi problema che si potrebbe avere. Amo lavorare con voi e ho sempre considerato il nostro rapporto come qualcosa di più di un semplice cliente/fornitore. Ma se non posso contare sul fatto che voi paghiate prontamente o ci vogliono diversi tentativi e solleciti per avere i miei soldi, non è un buon affare.

Non sto dicendo che non voglio lavorare con voi, lo voglio. Ma se non ricevo quello che mi spetta entro i prossimi due giorni, dovrò pensarci due volte prima di aiutarvi in futuro.

Saluti gentili

Andy Clarke

Andy sostiene che questa è stata l’email di recupero crediti più efficace che abbia mai inviato, con ogni cliente che lo ha pagato entro due giorni. Ho trovato anche io che questo è un metodo molto efficace. Detto questo, tende a danneggiare davvero la relazione. Quindi, se stai usando questo metodo, non ho mai scoperto che si finisce per lavorare con la persona in futuro.

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Collezioni, arbitrato, mediazione, tribunale.

Si tratta di giocare duro? Assolutamente sì. Ma, quando avete fatture scadute da oltre 90 giorni, e non pensate che saranno pagate, potreste non avere altra scelta. Basta essere consapevoli che riceverete centesimi di dollaro, ma qualcosa è meglio di niente. Tuttavia, vorrei anche suggerire di fare quanto segue prima di essere coinvolto con un’agenzia di recupero crediti.

  1. Contattare qualcun altro in ufficio, come il responsabile della contabilità. Fallo solo dopo aver fatto diversi tentativi infruttuosi di contatto con il tuo contatto.
  2. Se hai un contratto, e dovresti davvero, rivedilo attentamente. L’unico modo per risolvere il mancato pagamento è passare attraverso un collegio arbitrale. Si metta in contatto con la commissione d’arbitrato per sapere cosa deve fare per intentare una causa.
  3. Se il suo cliente è locale, può usare un servizio di mediazione aziendale. Questo processo coinvolge un mediatore addestrato e neutrale che lavora con entrambe le parti per risolvere la controversia.
  4. E se il cliente vuole pagare, ma ha problemi di flusso di cassa? Considerare l’offerta di un piano di pagamento breve, da tre a sei mesi. Potrebbe essere una mossa rischiosa se stanno andando in bancarotta, ma vale la pena tentare.
  5. Alcuni clienti fannulloni hanno sperato per tutto questo tempo; offrendo di accontentarsi di meno del dovuto. Non è l’ideale, ma a volte è meglio ottenere solo quello che puoi e andare avanti.
  6. Se hai incontrato il tuo cliente attraverso un annuncio online o un sito web per freelance, contatta il servizio clienti del sito per segnalare il problema. Non daranno i soldi dovuti, ma potrebbero intervenire. Se ci sono troppe lamentele, smetteranno di pubblicare gli annunci per quella persona.
  7. Tutti i 50 stati hanno tribunali per le piccole controversie che sono progettati specificamente per essere utilizzati da non avvocati. Se ti è dovuto meno del limite massimo del tuo stato per le piccole controversie, di solito tra $2.500 e $15.000, puoi evitare di assumere un avvocato e rappresentarti da solo in tribunale. Ci saranno delle spese processuali, ma non avrai quelle costose spese legali.
  8. Se l’importo che ti è dovuto supera il limite massimo del tribunale per le piccole richieste, dovrai andare in un tribunale regolare per intentare una causa. Puoi rappresentarti da solo, ma non è consigliato in questa situazione. Questo scenario può diventare costoso.

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Contact a Business Reporting Bureau.

Se hai a che fare con un cliente che è egregiamente in ritardo, puoi segnalarlo a un business reporting bureau e rendere la denuncia pubblica.

Siccome questo reclamo può minacciare la reputazione del cliente, e può limitarlo dall’ottenere credito in futuro, è quasi scontato che sarete pagati immediatamente.

Factor loro.

Infine, potete sempre vendere qualsiasi fattura in sospeso che ha meno di 90 giorni ad un factorer. La condizione è che i clienti che ti devono il denaro siano aziende o istituzioni e non individui.

Con l’invoice factoring, ricevi fondamentalmente un anticipo di denaro pari all’80% del credito totale. Come mutuatario, sarai responsabile degli interessi e delle commissioni sull’anticipo.

Evitare le fatture non pagate in primo luogo.

Se vuoi evitare il fastidio delle fatture non pagate in primo luogo, assicurati di ricercare nuovi clienti per assicurarti che siano legittimi e non abbiano reclami precedenti. Dopodiché assicurati di avere un contratto firmato, tieni registri dettagliati e chiedi un pagamento anticipato.

Inoltre, rendi il processo di pagamento il più conveniente possibile, imposta fatture ricorrenti e lavora per stabilire forti relazioni con i clienti. La cosa più importante è sapere quando smettere di inseguire un pagamento in ritardo. Non vale la pena di perdere tempo, energia e denaro per dare la caccia a una fattura di 300 dollari.

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