Humán erőforrás, Dave Ulrich modell és dokumentumkezelés

A humán erőforrás területén “menedzsment guruként” ismert David Ulrich, aki a vállalatvezetéstől a vállalati növekedésig mindenre nagyszerű ötletekkel rendelkezik, mindenekelőtt a modern HR atyja. A humánerőforrásról és a szervezetben betöltött szerepéről szóló számos könyv szerzője, Ulrich olyan valaki, akinek az ötletei továbbra is befolyásolják a HR-ről való gondolkodásunkat. És mivel a humánerőforrás felelős azért, hogy az alkalmazottak boldogok, szorgalmasak és a szervezet hosszú távú céljai és célkitűzéseihez igazodóak legyenek, Ulrich híres HR-modellje gyakorlatilag bármely vállalat jelenlegi vagy jövőbeli sikerének nagy részét képezi.

A modell olyan alapvető gyakorlatokat tanít, amelyek megtanítják az embereket arra, hogyan legyenek stratégiai és specifikusak, miközben képesek hatékonyan teljesíteni.

A David Ulrich HR-modell

David Ulrich humánerőforrás modellje forradalmi volt, amikor először bemutatták, mert elsősorban az embereket és a szerepeket tekintette. A humánerőforrás-osztályok részben azért fontosak a szervezetekben, mert a szervezetben lévő emberekre összpontosítanak – beleértve az alkalmazottakat, a vezetőket, az igazgatótanács tagjait és így tovább. Találó módon David Ulrich HR-modellje nem elsősorban a funkciókra, hanem a szerepekre építi a humánerőforrás-osztályt.

Különösen David Ulrich HR-modellje az alább felsorolt négy szerepet határozta meg a HR-osztály kulcsfontosságú összetevőjeként. Olvassa el ezt a rendkívül hasznos diavetítéses bemutatót a Creative HRM weboldalról, ha többet szeretne megtudni Ulrichról és elképzeléseiről.

HR Business Partner: A HR üzleti partner feladata az úgynevezett “belső ügyfelekkel” vagy “belső ügyfelekkel” való kommunikáció. (Ezek csak divatos kifejezések, amelyek a szervezethez közvetlenül kapcsolódó emberekre utalnak, és magukban foglalják az alkalmazottakat, a részvényeseket, az érdekelt feleket, a hitelezőket és még sok mást.)

A HR üzleti partner a HR kapcsolattartója ezeknek az egyéneknek, és ezért ő az a csatorna, amelyen keresztül a szervezet legtöbb belső tagja kommunikálni fog a humánerőforrás-osztállyal. A HR üzleti partner többek között visszajelzést ad a belső ügyfeleknek a tapasztalataik minőségéről, azonosítja a szervezeten belüli legjobb tehetségeket, segít betölteni az üres álláshelyeket, megosztja a HR-célokat a munkavállalókkal, hogy biztosítsa azok megvalósulását az egész szervezetben, és elősegíti az általános termelékenységet és a munkahelyi harmóniát.

Az összefoglaló: Ön a kommunikátor. Jól kijössz az emberekkel, jó vagy a szervezésben, és elősegíted a termelékenységet.

Változtatási ügynök: Amikor egy szervezetnek bővítenie, fejlődnie kell, vagy más módon meg kell változtatnia céljait vagy célkitűzéseit, a változásügynök az a humánerőforrás-szerepkör, amely ezeket a szervezeti változásokat belsőleg kommunikálja. Ez a személy vagy ágazat képzési lehetőségeket szervez, hogy az alkalmazottak elsajátíthassák a megváltozott üzleti célokhoz vagy munkakörökhöz szükséges új készségeket, vagy módosítja a munkaköri leírásokat, hogy azok tükrözzék ezeket a megváltozott szerepeket. Lényegében a változásért felelős személy segít a szervezetet a növekedés vagy fejlődés következő szakaszához igazítani.

Az összefoglaló – Te vagy a tanár. Segítesz az alkalmazottaknak alkalmazkodni a megváltozott szerepekhez vagy munkaköri leírásokhoz. Értékes vagy, amikor a munkakörhöz kapcsolódó új készségek megtanításáról van szó.

Adminisztrációs szakértő: Ez a HR-en belüli adminisztrációs szerepkör számos különböző típusú feladatért felelős. A spektrum egyik végén az adminisztrációs szakértő követi a jogszabályok, a szabályozás, a munkahelyi egészségügyi és biztonsági szabályok és más típusú munka- vagy kereskedelmi jogszabályok változásait, és segít a szervezetnek alkalmazkodni annak érdekében, hogy megfeleljen ezeknek a jogszabályoknak. A spektrum másik végén az adminisztrációs szakértő felelős a személyes munkavállalói információk rendszerezéséért és azok naprakészségének biztosításáért. Ez a személy egy HRIS-t (humánerőforrás-információs rendszer) használ ezen információk nyomon követésére, frissítésére és biztosítására. Más szóval az adminisztrációs szakértő áll a legközelebb a valódi “dokumentumkezelési” szakemberhez az Ulrich-féle HR-modellben. A HRIS használatával az adminisztrációs szakértő kulcsszerepet játszik abban, hogy egy szervezet modern, papírmentes irányelveket alkalmazzon az információk tárolására, a személyzeti akták biztosítására, a szervezeten belüli fájlmegosztásra és egyebekre vonatkozóan.

Az összefoglaló – te vagy a frontvonal, a stratégiai szervező, aki mindent és mindenkit irányít.

Munkavállalói szószóló/munkavállalói bajnok: Mindenkor minden humánerőforrás-osztály felelős azért, hogy tisztában legyen a munkavállalók érdekeivel, és gondoskodjon azok védelméről. A munkavállalói szószóló (más néven “munkavállalói bajnok”) az a szerepkör, amelynek feladata a munkavállalók moráljának és elégedettségének felmérése, és ezen információk felhasználása egy olyan pozitív vállalat létrehozására, ahol az emberek szívesen dolgoznak. Ez a személy felmérések segítségével méri az alkalmazottak elégedettségét, kiszúrja a vállalati kultúra hiányosságait, és biztosítja, hogy a vezetők igazságosak és méltányosak legyenek minden alkalmazottal szemben. A munkavállalói szószóló emellett a morál és a munkavállalói tapasztalatok javítására irányuló kezdeményezéseket is vezet, segíti a változásért felelős személyt a képzési és szakmai fejlődési lehetőségek felkínálásában, és biztosítja, hogy a meglévő alkalmazottaknak lehetőségük legyen új állásokra vagy előléptetésekre pályázni a szervezeten belül.

Az összefoglaló – Ön az az elemzési szakember, aki gondoskodik arról, hogy minden optimális szinten minden zökkenőmentesen működjön.

Dokumentumkezelés az emberi erőforrásokban

Míg az adminisztrációs szakértő az egyetlen olyan szerepkör David Ulrich HR-modelljében, amelyben a dokumentumkezelést kifejezetten megemlíti, nem lehet kétséges, hogy a dokumentumkezelés hatalmas része annak, ami lehetővé teszi, hogy bármely emberi erőforrás ágazat sikeres legyen. Amint az egyes HR-szerepkörök fenti leírásait olvasva láthatja, a humánerőforrás-osztályok sokféle feladatért felelősek egy szervezeten belül.

Az összefoglaló – Ön a tervező, akinek sikerül eredményesnek lennie a dokumentumszervezésben. Ez nagy feladat, hiszen egy vállalkozás a dokumentumaira, szerződéseire és engedélyeire támaszkodik.

Azt is érdemes megjegyezni, hogy minél több időt tölt egy alkalmazott egy vállalatnál, annál nagyobbra nő a HR személyzeti aktája. Egy átlagos személyzeti akta ugyanis 50 oldalt tartalmaz, kezdve a felvételt megelőző dokumentumoktól (jelentkezések és önéletrajzok) a felmérésekig, a szakmai fejlődésre és a folyamatos képzésre vonatkozó dokumentumokig és még sok másig.

Az információk tárolásának és biztosításának legjobb módja nem egy papír alapú iktatórendszer, hanem egy papírmentes DMS. Az olyan funkciókkal, mint az egyszerű mappaszabályozás, a teljes szöveges keresés, a fájlok titkosítása, a szerepkör alapú hozzáférési jogosultságok, a dokumentumok megőrzése és a biztonságos fájlmegosztás, a hosszadalmas személyzeti akták biztonságosabbak és jobban kezelhetőek maradhatnak, mint egyébként valaha is lennének.

Indeklődik, mit tehet az eFileCabinet az Ön HR osztálya számára? Kattintson ide!

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail-címet nem tesszük közzé.