6 stratégia a kifizetetlen számlák kezelésére, amelyekkel hamarabb kifizetheted

Függetlenül a vállalkozásod méretétől, a kifizetetlen számlák nem csak kellemetlenséget jelentenek. Olyan stratégiákra van szüksége, amelyek révén a számlázás nem fenyegeti vállalkozása létét.

Ez talán kissé túl drámaian hangzik. De gondoljon bele egy pillanatra. A kifizetetlen számlák mindent befolyásolnak, ami azt jelenti, hogy ha a pénzforgalom megszakad, nem lesz pénze arra, hogy vállalkozását működőképesen tartsa. Ez a helyzet azt jelentené, hogy nem tudod kifizetni az alkalmazottakat, a beszállítókat vagy az eladókat. Ennek eredményeképpen késedelmi díjakkal sújtják, miközben a hírnevét is rontja.

Szóval, igen. A kifizetetlen számlák nagy ügyet jelentenek, amelyek azonnali figyelmet érdemelnek. De hogyan tudsz ezekkel a kifizetetlen számlákkal foglalkozni? Próbálja ki ezt a hat stratégiát.

Győződjön meg róla, hogy követte az eljárást, majd udvariasan kövesse nyomon a lépéseket.

Ne vonjon le elhamarkodott következtetéseket, és ne kezdjen el csúnya vagy fenyegető üzeneteket küldeni az ügyfelének. Először is győződjön meg arról, hogy követte-e a megfelelő eljárást a kifizetés érdekében. Tényleg elküldte a számlát? Világosak voltak a fizetési feltételek? Mekkora az esedékes összeg? A megfelelő személynek küldte el? Helyes a címe?

Nagyon kínos lenne, ha elveszítené a hidegvérét egy ügyféllel szemben, csak hogy kiderüljön, hogy végig az ön hibája volt.

Azt is tartsa szem előtt, hogy néha a kifizetetlen számlák kicsúsznak a kezei közül. Előfordulhat, hogy az ügyfél nem tartózkodik a városban, vagy vészhelyzetben van. Mielőtt dühös lesz, küldjön egy udvarias követő e-mailt, hogy ellenőrizze. Többnyire egy rövid, “Csak ellenőrzöm” e-mail is elég ahhoz, hogy a számlát kifizessék.

Ebben a szakaszban kerülje a “lejárt esedékességű” megjegyzéseket. Ez biztosítja, hogy a jövőben is jó munkakapcsolata lesz az ügyféllel, ha a ki nem fizetett számla csak egy figyelmetlenség volt.

Speciális megjegyzés: győződjön meg róla, hogy egy kiváló számlázó céget választ, amely segít nyomon követni a dolgokat. Semmi sem rosszabb, mint e-mailt küldeni egy ügyfélnek, majd rájönni, hogy nem küldött nekik számlát, vagy az elment a spambe.

Kapcsolódó:

Adjon kedvezményeket és számoljon fel kötbért.

Ha kedvezményt kínál a korai fizetésekért, az ügyfeleket és az ügyfeleket arra ösztönzi, hogy az esedékesség előtt fizessenek. Nem ritka, hogy a számla teljes összegéből egy vagy két százalékos kedvezményt adnak, ha a számlát 10 napon belül teljes egészében kifizetik.

Sajnos nem mindenkit motiválnak az ösztönzők. De motiváltak lehetnek, ha a számlájuk büntetődíjat tartalmaz. Ez nem csak arra fogja ösztönözni az ügyfeleket, hogy gyorsabban fizessenek, hanem segít fedezni a személyesen felmerülő finanszírozási problémákat is. Nem szeretné, ha nem tudná kifizetni a saját számláit, amelyek abban az időszakban keletkeztek, amikor az ügyfelei késve fizettek Önnek.

Hagyja el a merev üzleti megközelítést.

Mi van, ha helyesen követte az eljárást, és az udvarias nyomon követés nem vált be? Úgy tapasztalom, hogy néha nagyon szigorúan kell eljárni a nyomon követés során. Nagyon tetszik, amit Andy Clarke javasol. Azt mondja, hogy “hagyj fel a merev üzleti megközelítéssel, és helyette írj egy e-mailt, gondosan megfogalmazva, hogy kifejezd, hogyan érzel személyesen. “Végül is, az üzlet lehet üzlet, de az emberek emberekkel dolgoznak.”

Itt az email, amit Andy írt:

Egy gyors üzenet, hogy elmondjam, nagyon csalódott vagyok, hogy még mindig nem fizette ki nekem azt, amivel tartozom az önnek végzett munkámért. A dolgok nagy sémáját tekintve ez nem sok pénz, de valójában úgy gondolom, hogy ez inkább tisztelet kérdése.

Mindig ott voltam egy pillanat alatt, hogy megoldjam az esetleges problémáidat. Szeretek veled dolgozni, és mindig is többnek tekintettem a kapcsolatunkat, mint egyszerű ügyfél/szállító. De ha nem számíthatok arra, hogy Ön azonnal fizet, vagy többszöri próbálkozásra és emlékeztetőre van szükség ahhoz, hogy megkapjam a pénzem, az nem jó üzlet.

Nem azt mondom, hogy nem akarok Önnel dolgozni, hanem igen. De ha a következő néhány napon belül nem kapom meg, amivel tartozom, kétszer is meg kell gondolnom, hogy a jövőben segítsek-e Önnek.

Kind regards

Andy Clarke

Andy azt állítja, hogy ez volt a leghatékonyabb behajtási e-mail, amit valaha küldött, minden ügyfél két napon belül fizetett neki. Én is úgy tapasztaltam, hogy ez egy nagyon hatékony módszer. Ettől függetlenül hajlamos nagyon ártani a kapcsolatnak. Tehát ha ezt a módszert használod, soha nem tapasztaltam, hogy a jövőben együtt dolgoznál az illetővel.

Related: 5 Ways to Keep Cash Flow Pumping

Behajtás, döntőbíráskodás, közvetítés, bíróság.

Ez keményen játszik? Abszolút. De ha olyan számlái vannak, amelyek több mint 90 napos késedelemben vannak, és úgy gondolja, hogy nem fogják kifizetni őket, akkor lehet, hogy nem marad más lehetősége. Csak légy tisztában azzal, hogy filléreket fogsz kapni, de a semminél jobb a valami. Ugyanakkor azt is javasolnám, hogy a következőket tegye meg, mielőtt beszedőcéghez fordul:

  1. Lépjen kapcsolatba valaki mással az irodában, például a könyvelési vezetővel. Csak akkor tegye ezt, ha már több eredménytelen kísérletet tett a kapcsolattartójával való kapcsolatfelvételre.
  2. Ha van szerződése, és ezt tényleg meg kell tennie, alaposan nézze át. A fizetés elmaradását csak egy választottbíróságon keresztül lehet megoldani. Vegye fel a kapcsolatot a választottbírósági testülettel, hogy megtudja, mit kell tennie az ügy benyújtásához.
  3. Ha az ügyfele helyi, igénybe vehet egy üzleti közvetítői szolgáltatást. Ebben az eljárásban egy képzett, semleges közvetítő vesz részt, aki mindkét féllel együtt dolgozik a vita megoldásán.
  4. Mi van akkor, ha az ügyfél fizetni akar, de pénzforgalmi problémái vannak? Fontolja meg egy rövid, három-hat hónapos fizetési terv felajánlását. Ez kockázatos lépés lehet, ha csődbe megy, de egy próbát megér.
  5. Néhány semmirekellő ügyfél mindvégig ebben reménykedett; felajánlja, hogy a tartozásnál kevesebbért állapodik meg. Nem ideális, de néha jobb, ha csak megkapod, amit tudsz, és továbblépsz.
  6. Ha online hirdetésen vagy szabadúszó honlapon keresztül találkoztál az ügyfeleddel, vedd fel a kapcsolatot az oldal ügyfélszolgálatával, hogy jelentsd a problémát. Ők nem fogják megadni a járó pénzt, de talán közbelépnek. Ha túl sok panasz érkezik, leállítják a hirdetések futtatását az adott személy számára.
  7. Mind az 50 államban vannak olyan kis értékű követelésekkel foglalkozó bíróságok, amelyeket kifejezetten a nem jogászok számára hoztak létre. Ha kevesebbel tartozik, mint az államában a kis értékű követelések bíróságának felső határa, amely általában 2500 és 15 000 dollár között van, akkor megkerülheti az ügyvéd felfogadását, és képviselheti magát a bíróságon. Lesznek bírósági díjak, de nem kell megfizetnie a drága ügyvédi költségeket.
  8. Ha a tartozása meghaladja a kis értékű követelések bírósági felső határát, akkor rendes bírósághoz kell fordulnia, hogy pert indítson. Képviselheti magát, de ez ebben a helyzetben nem ajánlott. Ez a forgatókönyv drága lehet.

Hoz kapcsolódóan:

Ha olyan ügyféllel van dolga, aki kirívóan késik, jelentheti őt egy üzleti bejelentő irodának, és a panaszt nyilvánossá teheti.

Mivel ez a panasz veszélyeztetheti az ügyfél hírnevét, és korlátozhatja őt abban, hogy a jövőben hitelt kapjon, szinte biztos, hogy Önt azonnal ki fogják fizetni.

Faktorálhatja őket.

Végül mindig eladhatja a 90 napnál nem régebbi, aktuális kintlévőségű számlákat egy faktorálónak. A kikötés az, hogy az ügyfelek, akik tartoznak Önnek, vállalkozások vagy intézmények, és nem magánszemélyek.

A számla-faktorálással alapvetően a teljes követelés 80 százalékának megfelelő készpénzelőleg-összeget kap. Hitelfelvevőként Ön felel az előleg kamataiért és díjaiért.

Első soron kerülje el a kifizetetlen számlákat.

Ha eleve meg akarja előzni a kifizetetlen számlák okozta gondokat, győződjön meg róla, hogy az új ügyfelek után kutat, hogy megbizonyosodjon arról, hogy törvényesek, és nincsenek előzetes panaszaik. Ezután győződjön meg róla, hogy van aláírt szerződése, vezessen részletes nyilvántartást, és kérjen előre fizetést.

Azt is tegye a fizetési folyamatot a lehető legkényelmesebbé, állítson be ismétlődő számlákat, és dolgozzon az erős ügyfélkapcsolatok kialakításán. A legfontosabb, hogy tudja, mikor kell abbahagyni a késedelmes fizetés üldözését. Nem éri meg az időt, energiát és pénzt egy 300 dolláros számla után vadászni.

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail-címet nem tesszük közzé.