6 estrategias para hacer frente a las facturas impagadas y conseguir que le paguen antes

Independientemente del tamaño de su negocio, las facturas impagadas no son sólo un inconveniente. Necesita contar con estrategias para que la facturación no amenace la existencia misma de su negocio.

Eso puede sonar un poco exagerado. Pero, piénselo por un momento. Las facturas impagadas repercuten en todo, lo que significa que si el flujo de caja se interrumpe, no tendrás dinero para mantener tu negocio en funcionamiento. Esta situación significaría que no puedes pagar a los empleados, a los proveedores o a los vendedores. Como resultado, se verá abofeteado con cargos por demora y dañará su reputación.

Así que, sí. Las facturas impagadas son un gran problema que merece su atención inmediata. Pero, ¿cómo puede hacer frente a estas facturas impagadas? Pruebe estas seis estrategias.

Asegúrese de que ha seguido el procedimiento y luego haga un seguimiento cortés.

No saque conclusiones precipitadas y empiece a enviar a su cliente mensajes desagradables o amenazantes. En primer lugar, asegúrese de que ha seguido los procedimientos correctos para cobrar. ¿Ha enviado realmente la factura? ¿Fueron claras las condiciones de pago? ¿Cuál es el importe a pagar? ¿La enviaste a la persona adecuada? ¿Su dirección es correcta?

Sería muy embarazoso para usted perder la calma con un cliente sólo para descubrir que fue su culpa todo el tiempo.

También tenga en cuenta que a veces las facturas impagadas se escapan. Un cliente puede estar fuera de la ciudad o tener una emergencia. Antes de enfadarse, envíe un correo electrónico de seguimiento educado para comprobarlo. La mayoría de las veces, un breve correo electrónico de «Sólo estoy comprobando» puede conseguir que se pague la factura.

En este punto, debe evitar cualquier comentario de «vencimiento». Se asegurará de tener una buena relación de trabajo con el cliente en el futuro si la factura impagada fue sólo un descuido.

Nota especial: asegúrese de elegir una empresa de facturación de primer nivel que le ayude a hacer un seguimiento de las cosas. No hay nada peor que enviar un correo electrónico a un cliente y luego darse cuenta de que no le has enviado una factura o que ésta ha ido a parar a spam.

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Ofrece descuentos y cobra una penalización.

Si ofreces un descuento por pagos anticipados, los clientes y clientas se animan a pagar antes de la fecha de vencimiento. No es raro ofrecer un descuento del uno o el dos por ciento sobre el importe total de la factura si ésta se paga en su totalidad en un plazo de 10 días.

Desgraciadamente, no todo el mundo está motivado por los incentivos. Pero sí pueden estar motivados si la factura tiene penalizaciones. Esto no sólo empujará a los clientes a pagar más rápido, sino que también le ayudará a cubrir el coste de cualquier problema de financiación que usted tenga personalmente. No querrá no poder pagar sus propias facturas que se produjeron durante ese período de tiempo en el que sus clientes se retrasaron en pagarle.

Abandone el enfoque comercial rígido.

¿Y si siguió el procedimiento correctamente y el seguimiento cortés no funcionó? Me parece que a veces hay que ser muy severo en el seguimiento. Me gusta mucho lo que sugiere Andy Clarke. Dice que «abandones un enfoque comercial rígido y, en su lugar, escribas un correo electrónico, redactado cuidadosamente para expresar cómo te sientes personalmente». «Después de todo, los negocios pueden ser negocios, pero las personas trabajan con personas».

Aquí está el correo electrónico que compuso Andy:

Una nota rápida para decir que estoy realmente decepcionado porque todavía no me has pagado lo que me debes por el trabajo que hice para ti. En el gran esquema de las cosas, no es mucho dinero, pero en realidad creo que esto es más una cuestión de respeto.

Siempre he estado ahí a la primera para solucionar cualquier problema que pudierais tener. Me encanta trabajar con vosotros y siempre me he tomado nuestra relación como algo más que cliente/proveedor. Pero si no puedo confiar en que me pagues puntualmente o me cuesta varios intentos y recordatorios conseguir mi dinero, eso no es un buen negocio.

No digo que no quiera trabajar contigo, lo hago. Pero si no recibo lo que se me debe en los próximos días, tendré que pensármelo dos veces antes de ayudarte en el futuro.

Saludos cordiales

Andy Clarke

Andy afirma que este ha sido el correo electrónico de cobro de deudas más efectivo que ha enviado, con todos los clientes pagándole en dos días. Yo también he comprobado que este es un método muy efectivo. Dicho esto, tiende a dañar realmente la relación. Así que si usted está usando este método, nunca he encontrado que usted termina trabajando con la persona en el futuro.

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Cobros, arbitraje, mediación, tribunal.

¿Es esto jugar a la pelota dura? Sin duda. Pero, cuando tiene facturas que llevan más de 90 días de retraso y no cree que vayan a ser pagadas, puede que no le quede otra opción. Ten en cuenta que recibirás unos centavos por dólar, pero algo es mejor que nada. Sin embargo, también le sugiero que haga lo siguiente antes de involucrarse con una agencia de cobros.

  1. Contacte a alguien más en la oficina, como el gerente de contabilidad. Sólo haga esto después de haber hecho varios intentos infructuosos de contacto con su interlocutor.
  2. Si tiene un contrato, y realmente debería, revíselo cuidadosamente. La única forma de resolver el impago es acudiendo a una junta de arbitraje. Póngase en contacto con la junta de arbitraje para saber qué tiene que hacer para presentar un caso.
  3. Si su cliente es local, puede utilizar un servicio de mediación empresarial. En este proceso interviene un mediador neutral capacitado que trabaja con ambas partes para resolver la disputa.
  4. ¿Y si el cliente quiere pagar, pero tiene problemas de liquidez? Considere la posibilidad de ofrecer un plan de pagos corto, de tres a seis meses. Podría ser un movimiento arriesgado si están en bancarrota, pero vale la pena intentarlo.
  5. Algunos clientes morosos han estado esperando esto todo el tiempo; ofrecer un acuerdo por menos de lo que se debe. No es lo ideal, pero a veces es mejor conseguir lo que puedas y seguir adelante.
  6. Si has conocido a tu cliente a través de un anuncio online o de una página web de autónomos, ponte en contacto con el departamento de atención al cliente de la página para informar del problema. No darán el dinero que se debe, pero pueden intervenir. Si hay demasiadas quejas, dejarán de publicar los anuncios de esa persona.
  7. Los 50 estados tienen tribunales de reclamaciones de menor cuantía que están diseñados específicamente para ser utilizados por personas que no son abogados. Si su deuda es inferior al límite máximo de los tribunales de reclamaciones de menor cuantía de su estado, que suele ser de entre 2.500 y 15.000 dólares, puede evitar contratar a un abogado y representarse a sí mismo en el tribunal. Habrá tasas judiciales, pero no tendrá esos costosos honorarios de los abogados.
  8. Si la cantidad que le deben supera el límite máximo del tribunal de reclamos menores, tendrá que ir a un tribunal ordinario para presentar una demanda. Puede representarse a sí mismo, pero no es aconsejable en esta situación. Este escenario puede resultar caro.

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Contacte con una oficina de informes comerciales.

Si está tratando con un cliente que se retrasa atrozmente, puede denunciarlo a una oficina de informes comerciales y hacer que la queja sea un registro público.

Dado que esta queja puede amenazar la reputación del cliente, y puede limitarle a obtener crédito en el futuro, es casi un hecho que se le pagará inmediatamente.

Factorizarlos.

Por último, siempre puede vender cualquier factura pendiente actual que tenga menos de 90 días a un factorizador. La condición es que los clientes que le deben el dinero sean empresas o instituciones y no particulares.

Con el factoring de facturas, básicamente recibirá un importe de anticipo de efectivo del 80 por ciento del total a cobrar. Como prestatario, usted será responsable de los intereses y las comisiones del anticipo.

Evite las facturas impagadas en primer lugar.

Si quiere evitar la molestia de las facturas impagadas en primer lugar, asegúrese de investigar a los nuevos clientes para asegurarse de que son legítimos y no tienen ninguna queja previa. Después, asegúrate de que tienes un contrato firmado, mantén registros detallados y pide un pago por adelantado.

Además, haz que el proceso de pago sea lo más cómodo posible, establece facturas recurrentes y trabaja para establecer relaciones sólidas con los clientes. Y lo que es más importante, sepa cuándo debe dejar de perseguir un pago atrasado. No merece la pena dedicar tiempo, energía y dinero a perseguir una factura de 300 dólares.

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