Personalwesen, Dave-Ulrich-Modell und Dokumentenmanagement

David Ulrich, der in der Personalabteilung als „Management-Guru“ mit großartigen Ideen für alles von der Unternehmensführung bis zum Unternehmenswachstum bekannt ist, ist vor allem der Vater des modernen Personalwesens. Als Autor zahlreicher Bücher über das Personalwesen und dessen Rolle in einem Unternehmen ist Ulrich jemand, dessen Ideen die Art und Weise, wie wir über das Personalwesen denken, weiterhin beeinflussen. Und da die Personalabteilung dafür verantwortlich ist, dass die Mitarbeiter zufrieden sind, fleißig arbeiten und sich auf die langfristigen Ziele eines Unternehmens einstellen, ist Ulrichs berühmtes HR-Modell ein wichtiger Faktor für den gegenwärtigen und zukünftigen Erfolg eines jeden Unternehmens.

Das Modell vermittelt grundlegende Praktiken, die den Menschen beibringen, wie sie strategisch und zielgerichtet vorgehen und gleichzeitig effektive Leistungen erbringen können.

Das David-Ulrich-HR-Modell

David Ulrichs Modell für die Personalabteilung war bei seiner Einführung revolutionär, weil es in erster Linie den Menschen und seine Rolle betrachtete. Personalabteilungen sind in Unternehmen unter anderem deshalb so wichtig, weil sie sich auf die Menschen in einem Unternehmen konzentrieren – auf Mitarbeiter, Manager, Vorstandsmitglieder und andere. Passenderweise baut das HR-Modell von David Ulrich eine Personalabteilung nicht in erster Linie nach Funktionen, sondern nach Rollen auf.

Insbesondere definiert das HR-Modell von David Ulrich die vier unten aufgeführten Rollen als Schlüsselkomponenten einer Personalabteilung. Lesen Sie diese äußerst hilfreiche Diashow-Präsentation von der Website Creative HRM, wenn Sie mehr über Ulrich und seine Ideen erfahren möchten.

HR Business Partner: Der HR Business Partner hat die Aufgabe, mit so genannten „internen Klienten“ oder „internen Kunden“ zu kommunizieren. (Dies sind nur Modewörter, die sich auf Personen beziehen, die direkt mit einer Organisation verbunden sind, und zu denen Mitarbeiter, Aktionäre, Interessengruppen, Gläubiger und andere gehören.)

Der HR Business Partner ist der HR-Ansprechpartner für diese Personen und daher der Kanal, den die meisten internen Mitglieder einer Organisation nutzen, um mit der Personalabteilung zu kommunizieren. Unter anderem gibt der HR Business Partner internen Kunden Feedback über die Qualität ihrer Erfahrungen, identifiziert Top-Talente innerhalb des Unternehmens, hilft bei der Besetzung freier Stellen, teilt HR-Ziele mit den Mitarbeitern, um sicherzustellen, dass sie im gesamten Unternehmen umgesetzt werden, und trägt zur Förderung der allgemeinen Produktivität und Harmonie am Arbeitsplatz bei.

Der Überblick: Sie sind der Kommunikator. Du kommst gut mit Menschen aus, bist gut in der Organisation und förderst die Produktivität.

Change Agent: Wenn eine Organisation ihre Ziele erweitern, weiterentwickeln oder anderweitig verändern muss, ist der Change Agent die Rolle der Personalabteilung, die diese organisatorischen Veränderungen intern kommuniziert. Diese Person oder Abteilung organisiert Schulungsmöglichkeiten, damit die Mitarbeiter die neuen Fähigkeiten erlernen können, die für die veränderten Geschäftsziele oder Arbeitsaufgaben erforderlich sind, oder ändert die Stellenbeschreibungen, um die veränderten Aufgaben widerzuspiegeln. Im Wesentlichen hilft der Change Agent dabei, die Organisation auf die nächste Wachstums- oder Entwicklungsstufe vorzubereiten.

Der Überblick – Sie sind der Lehrer. Sie helfen den Mitarbeitern bei der Anpassung an veränderte Rollen oder Stellenbeschreibungen. Sie sind ein wertvoller Aktivposten, wenn es darum geht, neue Fähigkeiten im Zusammenhang mit der Arbeit zu vermitteln.

Verwaltungsexperte: Diese Verwaltungsfunktion innerhalb der Personalabteilung ist für zahlreiche verschiedene Arten von Aufgaben zuständig. Auf der einen Seite des Spektrums verfolgt der Verwaltungsexperte Änderungen von Gesetzen, Verordnungen, Arbeitsschutzvorschriften und anderen Arten von Arbeits- oder Handelsrecht und hilft dem Unternehmen, sich anzupassen, um die Einhaltung dieser Gesetze zu gewährleisten. Am anderen Ende des Spektrums ist der Verwaltungsexperte für die Organisation der persönlichen Mitarbeiterinformationen und deren Aktualisierung zuständig. Diese Person verwendet ein HRIS (Human Resources Information System), um diese Informationen zu überwachen, zu aktualisieren und zu sichern. Mit anderen Worten: Der Verwaltungsexperte kommt einem echten „Dokumentenmanagement“-Spezialisten in Ulrichs HR-Modell am nächsten. Durch den Einsatz eines HRIS ist der Verwaltungsexperte der Schlüssel zur Unterstützung einer Organisation bei der Einführung moderner, papierloser Richtlinien für die Speicherung von Informationen, die Sicherung von Personalakten, die gemeinsame Nutzung von Dateien innerhalb der Organisation und mehr.

Der Überblick – Sie sind die Frontlinie, ein strategischer Organisator, der für die Verwaltung von allem und jedem zuständig ist.

Employee Advocate/Employee Champion: Jede Personalabteilung ist dafür verantwortlich, die Interessen der Mitarbeiter stets im Auge zu behalten und dafür zu sorgen, dass sie geschützt werden. Der Fürsprecher der Mitarbeiter (auch als „Employee Champion“ bezeichnet) ist dafür zuständig, die Moral und Zufriedenheit der Mitarbeiter zu messen und diese Informationen zu nutzen, um ein positives Unternehmen zu schaffen, in dem die Mitarbeiter gerne arbeiten. Diese Person nutzt Umfragen, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu messen, Schwachstellen in der Unternehmenskultur aufzudecken und sicherzustellen, dass die Führungskräfte allen Mitarbeitern gegenüber fair und gerecht sind. Der Mitarbeiterfürsprecher leitet auch Initiativen zur Verbesserung der Arbeitsmoral und der Mitarbeitererfahrungen, hilft dem Change Agent bei der Bereitstellung von Schulungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten und stellt sicher, dass die vorhandenen Mitarbeiter die Möglichkeit haben, sich für neue Stellen oder Beförderungen innerhalb des Unternehmens zu bewerben.

Der Überblick – Sie sind der Analysespezialist, der dafür sorgt, dass alles auf jeder optimalen Ebene reibungslos läuft.

Dokumentenmanagement in der Personalabteilung

Obwohl der Verwaltungsexperte die einzige Rolle in David Ulrichs HR-Modell ist, in der das Dokumentenmanagement explizit erwähnt wird, besteht kein Zweifel daran, dass das Dokumentenmanagement einen großen Teil dessen ausmacht, was den Erfolg jeder Personalabteilung ausmacht. Wie Sie aus den obigen Beschreibungen der einzelnen HR-Rollen ersehen können, sind die Personalabteilungen für viele verschiedene Aufgaben innerhalb einer Organisation verantwortlich.

Die Kurzfassung – Sie sind der Planer, der für eine effektive Dokumentenorganisation sorgt. Dies ist eine wichtige Aufgabe, da ein Unternehmen auf seine Dokumente, Verträge und Lizenzen angewiesen ist.

Es ist auch erwähnenswert, dass die Personalakte eines Mitarbeiters umso umfangreicher wird, je länger er in einem Unternehmen arbeitet. Tatsächlich umfasst die durchschnittliche Personalakte 50 Seiten, von Dokumenten vor der Einstellung (Bewerbungen und Lebensläufe) bis hin zu Umfragen, Dokumenten zur beruflichen Entwicklung und Weiterbildung und vielem mehr.

Die beste Art, diese Informationen zu speichern und zu sichern, ist nicht mit einem Papierablagesystem, sondern mit einem papierlosen DMS. Mit Funktionen wie der einfachen Anpassung von Ordnern, Volltextsuche, Dateiverschlüsselung, rollenbasierten Zugriffsberechtigungen, Dokumentenaufbewahrung und sicherer Dateifreigabe können umfangreiche Personalakten sicherer und übersichtlicher bleiben, als sie es sonst jemals wären.

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