6 Strategien für den Umgang mit unbezahlten Rechnungen, mit denen Sie schneller bezahlt werden

Ungeachtet der Größe Ihres Unternehmens sind unbezahlte Rechnungen nicht nur eine Unannehmlichkeit. Sie müssen Strategien entwickeln, damit die Rechnungsstellung nicht die Existenz Ihres Unternehmens bedroht.

Das klingt vielleicht ein wenig überdramatisch. Aber denken Sie einen Moment darüber nach. Unbezahlte Rechnungen wirken sich auf alles aus, das heißt, wenn der Cashflow unterbrochen wird, haben Sie kein Geld, um Ihr Unternehmen am Laufen zu halten. Das würde bedeuten, dass Sie Mitarbeiter, Lieferanten oder Verkäufer nicht bezahlen können. Infolgedessen werden Ihnen Säumniszuschläge auferlegt und Ihr Ruf wird geschädigt.

So, ja. Unbezahlte Rechnungen sind ein großes Problem, das Ihre sofortige Aufmerksamkeit verdient. Aber wie können Sie gegen diese unbezahlten Rechnungen vorgehen? Probieren Sie diese sechs Strategien aus.

Stellen Sie sicher, dass Sie das Verfahren eingehalten haben, und reagieren Sie dann höflich.

Ziehen Sie keine voreiligen Schlüsse und schicken Sie Ihrem Kunden keine bösen oder drohenden E-Mails. Vergewissern Sie sich zunächst, dass Sie die korrekten Verfahren für die Bezahlung eingehalten haben. Haben Sie die Rechnung tatsächlich verschickt? Waren die Zahlungsbedingungen klar? Wie hoch ist der fällige Betrag? Haben Sie die Rechnung an die richtige Person gesandt? Ist Ihre Adresse korrekt?

Es wäre äußerst peinlich für Sie, wenn Sie bei einem Kunden die Fassung verlieren würden, nur um herauszufinden, dass es die ganze Zeit Ihre Schuld war.

Auch sollten Sie daran denken, dass unbezahlte Rechnungen manchmal durch die Maschen fallen. Ein Kunde ist vielleicht nicht in der Stadt oder hat einen Notfall zu bewältigen. Bevor Sie wütend werden, schicken Sie eine höfliche Nachfass-E-Mail, um sich zu melden. In den meisten Fällen reicht ein kurzes „Ich wollte nur mal nachfragen“, damit die Rechnung bezahlt wird.

Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie alle „überfälligen“ Bemerkungen vermeiden. Damit stellen Sie sicher, dass Sie auch in Zukunft gut mit dem Kunden zusammenarbeiten können, wenn die unbezahlte Rechnung nur ein Versehen war.

Besonderer Hinweis: Achten Sie darauf, dass Sie ein erstklassiges Rechnungsstellungsunternehmen wählen, das Ihnen hilft, den Überblick zu behalten. Es gibt nichts Schlimmeres, als einem Kunden eine E-Mail zu schicken und dann festzustellen, dass Sie ihm keine Rechnung geschickt haben oder dass sie im Spam gelandet ist.

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Gewähren Sie Preisnachlässe und erheben Sie eine Vertragsstrafe.

Wenn Sie einen Preisnachlass für frühzeitige Zahlungen anbieten, werden Kunden und Klienten ermutigt, vor dem Fälligkeitsdatum zu zahlen. Es ist nicht ungewöhnlich, einen Rabatt von einem oder zwei Prozent auf den gesamten Rechnungsbetrag zu gewähren, wenn die Rechnung innerhalb von 10 Tagen vollständig bezahlt wird.

Leider ist nicht jeder durch Anreize motiviert. Aber sie können motiviert sein, wenn ihre Rechnung Strafgebühren enthält. Dadurch werden die Kunden nicht nur dazu gebracht, schneller zu zahlen, sondern es hilft Ihnen auch, die Kosten für etwaige Finanzierungsprobleme zu decken, die Sie persönlich haben. Sie möchten nicht in der Lage sein, Ihre eigenen Rechnungen nicht bezahlen zu können, die in dem Zeitraum entstanden sind, in dem Ihre Kunden Sie verspätet bezahlt haben.

Lösen Sie sich von der steifen Geschäftsmethode.

Was ist, wenn Sie das Verfahren korrekt befolgt haben und die höfliche Nachbearbeitung nicht funktioniert hat? Ich finde, dass man manchmal sehr streng sein muss, wenn man sich an sie wendet. Mir gefällt sehr gut, was Andy Clarke vorschlägt. Er sagt, man solle „auf einen steifen Geschäftsansatz verzichten und stattdessen eine E-Mail schreiben, die sorgfältig formuliert ist, um auszudrücken, wie man sich persönlich fühlt. „

Hier ist die E-Mail, die Andy verfasst hat:

Eine kurze Nachricht, um Ihnen mitzuteilen, dass ich sehr enttäuscht bin, dass Sie mir immer noch nicht das Geld gezahlt haben, das mir für die Arbeit, die ich für Sie geleistet habe, zusteht. Im Großen und Ganzen geht es nicht um viel Geld, aber ich denke, es ist eher eine Frage des Respekts.

Ich war immer sofort zur Stelle, wenn Sie ein Problem hatten. Ich arbeite gerne mit Ihnen zusammen und habe unsere Beziehung immer als mehr als nur Kunde/Lieferant gesehen. Aber wenn ich mich nicht darauf verlassen kann, dass Sie pünktlich zahlen, oder wenn es mehrere Versuche und Mahnungen braucht, um mein Geld zu bekommen, dann ist das kein gutes Geschäft.

Ich sage nicht, dass ich nicht mit Ihnen arbeiten will, das tue ich. Aber wenn ich nicht innerhalb der nächsten Tage das Geld erhalte, das mir geschuldet wird, werde ich es mir zweimal überlegen, ob ich Ihnen in Zukunft helfe.

Mit freundlichen Grüßen

Andy Clarke

Andy behauptet, dass dies die effektivste Inkasso-E-Mail war, die er je verschickt hat, da jeder Kunde innerhalb von zwei Tagen gezahlt hat. Auch ich habe festgestellt, dass dies eine sehr wirksame Methode ist. Allerdings schadet sie der Beziehung. Wenn Sie also diese Methode anwenden, habe ich noch nie erlebt, dass Sie in Zukunft mit der Person zusammenarbeiten.

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Inkasso, Schlichtung, Mediation, Gericht.

Ist das ein hartes Spiel? Auf jeden Fall. Aber wenn Sie Rechnungen haben, die mehr als 90 Tage überfällig sind, und Sie glauben, dass sie nicht bezahlt werden, bleibt Ihnen vielleicht keine andere Möglichkeit. Seien Sie sich einfach darüber im Klaren, dass Sie nur einen Bruchteil des Geldes erhalten werden, aber etwas ist besser als nichts. Bevor Sie sich an ein Inkassobüro wenden, sollten Sie jedoch Folgendes tun:

  1. Wenden Sie sich an eine andere Person im Büro, z. B. an den Leiter der Buchhaltung. Tun Sie dies erst, nachdem Sie mehrere vergebliche Versuche unternommen haben, mit Ihrem Ansprechpartner Kontakt aufzunehmen.
  2. Wenn Sie einen Vertrag haben, und das sollten Sie wirklich, dann prüfen Sie ihn sorgfältig. Die einzige Möglichkeit, das Problem der Nichtzahlung zu lösen, ist die Einschaltung einer Schlichtungsstelle. Setzen Sie sich mit der Schlichtungsstelle in Verbindung, um herauszufinden, was Sie tun müssen, um eine Klage einzureichen.
  3. Wenn Ihr Kunde vor Ort ist, können Sie eine Wirtschaftsmediation in Anspruch nehmen. Dabei handelt es sich um einen geschulten, neutralen Vermittler, der mit beiden Parteien zusammenarbeitet, um den Streit beizulegen.
  4. Was ist, wenn der Kunde zahlen will, aber Liquiditätsprobleme hat? Ziehen Sie in Erwägung, einen kurzen, drei- bis sechsmonatigen Zahlungsplan anzubieten. Das könnte ein riskantes Unterfangen sein, wenn der Kunde in Konkurs geht, aber es ist einen Versuch wert.
  5. Einige säumige Kunden haben die ganze Zeit darauf gehofft: Sie bieten an, sich mit weniger als der geschuldeten Summe zufrieden zu geben. Das ist nicht ideal, aber manchmal ist es besser, nur das zu bekommen, was man kann, und weiterzuziehen.
  6. Wenn Sie Ihren Kunden über eine Online-Anzeige oder eine freiberufliche Website kennengelernt haben, wenden Sie sich an den Kundendienst der Website, um das Problem zu melden. Sie werden Ihnen zwar nicht das geschuldete Geld geben, aber sie können eingreifen. Wenn es zu viele Beschwerden gibt, werden sie die Anzeigen für diese Person einstellen.
  7. In allen 50 Bundesstaaten gibt es Gerichte für geringfügige Forderungen, die speziell für Nicht-Juristen eingerichtet wurden. Wenn Sie weniger als die in Ihrem Staat geltende Höchstgrenze für Bagatellforderungen (in der Regel zwischen 2 500 und 15 000 Dollar) schuldig sind, können Sie die Einschaltung eines Anwalts umgehen und sich selbst vor Gericht vertreten. Es fallen zwar Gerichtsgebühren an, aber die teuren Anwaltskosten entfallen.
  8. Wenn der Betrag, der Ihnen geschuldet wird, die Höchstgrenze des Bagatellgerichts übersteigt, müssen Sie sich an ein ordentliches Gericht wenden, um eine Klage einzureichen. Sie können sich selbst vertreten, aber das ist in dieser Situation nicht ratsam. Dieses Szenario kann teuer werden.

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Contact a Business Reporting Bureau.

Wenn Sie es mit einem Kunden zu tun haben, der ungeheuerlich säumig ist, können Sie ihn bei einem Business Reporting Bureau melden und die Beschwerde öffentlich machen.

Da diese Beschwerde den Ruf des Kunden bedrohen und ihn daran hindern kann, in Zukunft Kredite zu erhalten, ist es fast selbstverständlich, dass Sie sofort bezahlt werden.

Faktorisieren Sie sie.

Schließlich können Sie alle aktuellen ausstehenden Rechnungen, die weniger als 90 Tage alt sind, an einen Factorer verkaufen. Voraussetzung ist, dass es sich bei den Kunden, die Ihnen das Geld schulden, um Unternehmen oder Institutionen und nicht um Privatpersonen handelt.

Beim Rechnungsfactoring erhalten Sie grundsätzlich einen Barvorschuss in Höhe von 80 Prozent der Gesamtforderung. Als Kreditnehmer sind Sie für die Zinsen und Gebühren des Vorschusses verantwortlich.

Vermeiden Sie unbezahlte Rechnungen von vornherein.

Wenn Sie den Ärger mit unbezahlten Rechnungen von vornherein vermeiden wollen, stellen Sie sicher, dass Sie neue Kunden recherchieren, um sich zu vergewissern, dass sie seriös sind und keine früheren Beschwerden haben. Stellen Sie dann sicher, dass Sie einen unterzeichneten Vertrag haben, führen Sie detaillierte Aufzeichnungen und verlangen Sie eine Vorauszahlung.

Machen Sie außerdem den Zahlungsvorgang so bequem wie möglich, richten Sie wiederkehrende Rechnungen ein und arbeiten Sie daran, gute Kundenbeziehungen aufzubauen. Am wichtigsten ist, dass Sie wissen, wann Sie eine verspätete Zahlung nicht weiter verfolgen sollten. Es ist die Zeit, die Energie und das Geld nicht wert, einer 300-Dollar-Rechnung nachzujagen.

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