Lidské zdroje, model Davea Ulricha a správa dokumentů

David Ulrich, známý v oblasti lidských zdrojů jako „guru managementu“ se skvělými nápady pro vše od vedení společnosti až po její růst, je především otcem moderního HR. Ulrich, autor mnoha knih o lidských zdrojích a jejich úloze v organizaci, je člověkem, jehož myšlenky stále ovlivňují způsob uvažování o lidských zdrojích. A protože oddělení lidských zdrojů je zodpovědné za to, aby zaměstnanci byli spokojení, pracovití a orientovali se na dlouhodobé cíle a záměry organizace, je Ulrichův proslulý model lidských zdrojů velkou součástí současného i budoucího úspěchu prakticky každé společnosti.

Model učí základní postupy, které učí lidi, jak být strategičtí a konkrétní a zároveň umět efektivně plnit úkoly.

Model Davida Ulricha pro lidské zdroje

Model Davida Ulricha pro lidské zdroje byl v době svého uvedení revoluční, protože se zabýval především lidmi a rolemi. Oddělení lidských zdrojů jsou v organizacích důležitá zčásti proto, že se zaměřují na lidi v organizaci – včetně zaměstnanců, manažerů, členů představenstva a dalších. Je příznačné, že model lidských zdrojů Davida Ulricha nestaví oddělení lidských zdrojů v první řadě na funkcích, ale spíše na rolích.

Model lidských zdrojů Davida Ulricha definoval zejména čtyři níže uvedené role jako klíčové součásti oddělení lidských zdrojů. Chcete-li se o Ulrichovi a jeho myšlenkách dozvědět více, přečtěte si tuto mimořádně užitečnou prezentaci z webu Creative HRM.

HR Business Partner: HR business partner má za úkol komunikovat s takzvanými „interními klienty“ nebo „interními zákazníky“. (To jsou jen módní termíny, které označují osoby přímo spojené s organizací a zahrnují zaměstnance, akcionáře, zainteresované strany, věřitele a další).

HR business partner je pro tyto osoby kontaktní osobou v oblasti lidských zdrojů, a je tedy kanálem, který většina interních členů organizace využije ke komunikaci s personálním oddělením. Obchodní partner pro lidské zdroje mimo jiné poskytuje interním zákazníkům zpětnou vazbu o kvalitě jejich zkušeností, identifikuje špičkové talenty v rámci organizace, pomáhá obsazovat volná pracovní místa, sdílí se zaměstnanci cíle v oblasti lidských zdrojů, aby zajistil jejich realizaci v rámci celé organizace, a pomáhá podporovat celkovou produktivitu a harmonii na pracovišti.

Souhrn: jste komunikátorem. Dobře vycházíte s lidmi, umíte dobře organizovat a podporujete produktivitu.

Zprostředkovatel změn: Když je třeba, aby se organizace rozšířila, vyvinula nebo jinak změnila své cíle či záměry, je agentem změn role personalisty, který tyto organizační změny interně komunikuje. Tato osoba nebo pobočka organizuje možnosti školení, aby si zaměstnanci mohli osvojit nové dovednosti potřebné pro změnu obchodních cílů nebo pracovních rolí, nebo mění popisy pracovních míst tak, aby odrážely tyto změněné role. Zprostředkovatel změn v podstatě pomáhá přizpůsobit organizaci pro další fázi jejího růstu nebo vývoje.

Rundown – You’re the teacher. Pomáháte zaměstnancům přizpůsobit se změně rolí nebo popisu práce. Jste cenným přínosem, pokud jde o výuku nových dovedností souvisejících s danou pracovní pozicí.

Administrativní expert: Tato administrativní role v rámci personálního oddělení je zodpovědná za mnoho různých typů úkolů. Na jednom konci spektra administrativní expert sleduje změny v legislativě, nařízeních, pravidlech bezpečnosti a ochrany zdraví při práci a dalších typech pracovního nebo obchodního práva a pomáhá organizaci přizpůsobit se, aby zůstala v souladu s těmito zákony. Na druhém konci spektra je administrativní expert zodpovědný za organizaci osobních informací o zaměstnancích a zajišťuje jejich aktuálnost. Tato osoba používá HRIS (Human Resources Information System) ke sledování, aktualizaci a zabezpečení těchto informací. Jinými slovy, expert na správu je v rámci Ulrichova modelu lidských zdrojů nejblíže skutečnému specialistovi na „správu dokumentů“. Pomocí systému HRIS je odborník na správu klíčový pro to, aby pomohl organizaci přijmout moderní, bezpapírové zásady pro ukládání informací, zabezpečení personálních souborů, sdílení souborů v rámci organizace a další.

Shrnutí – jste v první linii, strategický organizátor, který má na starosti správu čehokoli a všeho.

Zaměstnanecký advokát/zaměstnanecký mistr: Každé personální oddělení je za všech okolností zodpovědné za to, aby si udrželo povědomí o zájmech zaměstnanců a zajistilo jejich ochranu. Obhájce zaměstnanců (známý také jako „mistr zaměstnanců“) je role, která má na starosti zjišťování morálky a spokojenosti zaměstnanců a využívání těchto informací k vytváření pozitivní společnosti, ve které budou lidé chtít pracovat. Tato osoba pomocí průzkumů měří spokojenost zaměstnanců, odhaluje nedostatky ve firemní kultuře a zajišťuje, aby manažeři byli spravedliví a rovní ke všem zaměstnancům. Obhájce zaměstnanců také vede iniciativy zaměřené na zlepšení morálky a zkušeností zaměstnanců, pomáhá agentovi pro změny s nabídkou školení a možností profesního rozvoje a zajišťuje, aby stávající zaměstnanci měli možnost ucházet se o nová pracovní místa nebo povýšení v rámci organizace.

Souhrn – jste analytický specialista, který zajišťuje, aby vše probíhalo hladce na všech optimálních úrovních.

Správa dokumentů v personalistice

Ačkoli je odborník na administrativu jedinou rolí v modelu personalistiky Davida Ulricha, v níž je výslovně zmíněna správa dokumentů, nelze pochybovat o tom, že správa dokumentů je obrovskou součástí toho, co umožňuje úspěch každé pobočky personalistiky. Jak je patrné z výše uvedených popisů jednotlivých rolí v oblasti lidských zdrojů, oddělení lidských zdrojů mají v organizaci na starosti spoustu různých povinností.

Shrnutí – jste plánovač, který zvládá efektivně organizovat dokumenty. Jedná se o velkou práci, protože firma si zakládá na svých dokumentech, smlouvách a licencích.

Za zmínku stojí také to, že čím více času stráví zaměstnanec ve firmě, tím větší je jeho personální složka. Průměrný personální spis totiž obsahuje 50 stran, od dokumentů před přijetím do zaměstnání (žádosti a životopisy) až po průzkumy, dokumenty týkající se profesního rozvoje a průběžného školení a mnoho dalšího.

Nejlepší způsob, jak tyto informace uchovávat a zabezpečit, není papírová kartotéka, ale systém DMS bez papíru. Díky funkcím, jako je snadné přizpůsobení složek, fulltextové vyhledávání, šifrování souborů, přístupová oprávnění na základě rolí, uchovávání dokumentů a bezpečné sdílení souborů, mohou dlouhé personální soubory zůstat bezpečnější a lépe spravovatelné, než by kdy byly jinak.

Zajímá vás, co může eFileCabinet udělat pro vaše personální oddělení? Klikněte zde!

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna.