6 strategií, jak se vypořádat s nezaplacenými fakturami, díky kterým dostanete zaplaceno dříve

Nezávisle na velikosti vaší firmy nejsou nezaplacené faktury jen nepříjemností. Musíte mít připravené strategie, aby faktury neohrožovaly samotnou existenci vašeho podnikání.

To může znít trochu přehnaně dramaticky. Ale na chvíli se nad tím zamyslete. Nezaplacené faktury mají dopad na všechno, což znamená, že pokud dojde k přerušení toku hotovosti, nebudete mít peníze na udržení provozu firmy. Tato situace by znamenala, že nemůžete platit zaměstnancům, dodavatelům ani prodejcům. V důsledku toho budete zatíženi poplatky z prodlení a zároveň si poškodíte pověst.

Takže ano. Nezaplacené faktury jsou velkým problémem, který si zaslouží vaši okamžitou pozornost. Jak ale můžete postupovat při řešení těchto nezaplacených faktur? Vyzkoušejte těchto šest strategií.

Ujistěte se, že jste dodrželi postup, a poté zdvořile postupujte.

Nepředbíhejte a nezačněte klientovi posílat nepříjemné nebo výhružné e-maily. Nejprve se ujistěte, že jste dodržovali správné postupy pro získání platby. Skutečně jste fakturu odeslali? Byly platební podmínky jasné? Jaká je dlužná částka? Poslali jste ji správné osobě? Je vaše adresa správná?

Bylo by pro vás velmi nepříjemné, kdybyste ztratili u klienta klid jen proto, abyste zjistili, že to byla celou dobu vaše chyba.

Mějte také na paměti, že někdy nezaplacené faktury proklouznou mezi lidmi. Klient může být mimo město nebo řešit naléhavou situaci. Než se rozzlobíte, pošlete zdvořilý kontrolní e-mail, abyste se informovali. Častěji než krátký e-mail typu „Jen se hlásím“ může zajistit, aby byla faktura zaplacena.

V této chvíli byste se měli vyvarovat jakýchkoli poznámek „po splatnosti“. Zajistí vám to dobré pracovní vztahy s klientem i v budoucnu, pokud byla nezaplacená faktura jen nedopatřením.

Speciální poznámka: ujistěte se, že jste si vybrali špičkovou fakturační společnost, která vám pomůže mít přehled. Není nic horšího, než když klientovi pošlete e-mail a pak zjistíte, že jste mu fakturu neposlali nebo že odešla do spamu.

Související:

Pokud nabídnete slevu za včasnou platbu, zákazníci a klienti budou motivováni k tomu, aby zaplatili před termínem splatnosti. Není neobvyklé nabídnout jednoprocentní nebo dvouprocentní slevu z celkové částky faktury, pokud je faktura uhrazena v plné výši do 10 dnů.

Naneštěstí ne každý je motivován pobídkami. Mohou však být motivováni, pokud je jejich faktura zatížena sankčními poplatky. Nejenže to přiměje klienty k rychlejšímu placení, ale také vám to pomůže pokrýt náklady na případné problémy s financováním, které máte vy osobně. Nechcete přece, abyste nebyli schopni zaplatit své vlastní účty, které vznikly během té doby, kdy se vám klienti opozdili s platbou.

Zapomeňte na strnulý obchodní přístup.

Co když jste postupovali správně a zdvořilé následné kroky nezabraly? Zjistil jsem, že někdy musíte být při následných krocích velmi přísní. Moc se mi líbí, co navrhuje Andy Clarke. Říká, že „upustíte od strnulého obchodního přístupu a místo toho napíšete jeden e-mail, pečlivě formulovaný tak, aby vyjadřoval, co osobně cítíte. „Koneckonců, obchod je možná obchod, ale lidé pracují s lidmi.“

Tady je e-mail, který sestavil Andy:

Krátký vzkaz, že jsem opravdu zklamaný, že jste mi stále nezaplatili to, co mi dlužíte za práci, kterou jsem pro vás udělal. Ve velkém měřítku to není moc peněz, ale ve skutečnosti si myslím, že je to spíš otázka úcty.

Vždycky jsem tu byl na zavolání, abych vyřešil jakýkoli váš problém. Rád s vámi spolupracuji a vždy jsem bral náš vztah jako něco víc než jen vztah klient/dodavatel. Ale pokud se nemohu spolehnout na to, že zaplatíte včas, nebo trvá několik pokusů a upomínek, než dostanu své peníze, není to dobrý obchod.

Neříkám, že s vámi nechci pracovat, chci. Ale pokud nedostanu to, co mi dlužíte, během několika příštích dnů, budu si muset dvakrát rozmyslet, zda vám budu v budoucnu pomáhat.

S pozdravem

Andy Clarke

Andy tvrdí, že to byl nejefektivnější e-mail o vymáhání pohledávek, který kdy poslal, přičemž každý klient mu zaplatil do dvou dnů. Také jsem zjistil, že je to velmi účinná metoda. Jak již bylo řečeno, má to tendenci opravdu poškodit vztah. Takže pokud používáte tuto metodu, nikdy jsem nezjistil, že byste s danou osobou nakonec v budoucnu spolupracovali.

Související:

Vymáhání pohledávek, arbitráž, mediace, soud.

Je to hra na tvrdo? Rozhodně. Ale když máte faktury, které jsou více než 90 dní po splatnosti, a myslíte si, že nebudou zaplaceny, možná vám nezbývá jiná možnost. Jen počítejte s tím, že dostanete haléře, ale něco je lepší než nic. Než se však pustíte do spolupráce s inkasní agenturou, doporučuji vám provést následující kroky:

  1. Obraťte se na někoho jiného v kanceláři, například na vedoucího účtárny. Udělejte to až poté, co jste učinili několik bezvýsledných pokusů o kontakt s vaším kontaktem.
  2. Pokud máte smlouvu, a to byste opravdu měli, pečlivě si ji prostudujte. Jediný způsob, jak vyřešit neplacení, je cesta přes rozhodčí komisi. Spojte se s rozhodčí komisí a zjistěte, co musíte udělat, abyste mohli podat žalobu.
  3. Pokud je váš klient místní, můžete využít služby obchodního zprostředkování. Tento proces zahrnuje vyškoleného, neutrálního mediátora, který spolupracuje s oběma stranami na vyřešení sporu.
  4. Co když chce klient zaplatit, ale má problémy s peněžními toky? Zvažte nabídku krátkého, tří- až šestiměsíčního splátkového kalendáře. Může to být riskantní krok, pokud se chystá na bankrot, ale za pokus to stojí.
  5. Někteří klienti-neplatiči v to celou dobu doufají; nabízejí vyrovnání za nižší částku, než dluží. Není to ideální, ale někdy je lepší prostě dostat, co se dá, a jít dál.
  6. Pokud jste se s klientem seznámili prostřednictvím online inzerátu nebo webové stránky na volné noze, kontaktujte oddělení zákaznického servisu dané stránky a nahlaste problém. Dlužné peníze vám sice nevrátí, ale mohou zasáhnout. Pokud bude stížností příliš mnoho, přestanou pro danou osobu inzeráty provozovat.
  7. Všech 50 států má soudy pro drobné nároky, které jsou určeny speciálně pro použití neprávníky. Pokud dlužíte méně, než je maximální limit soudu pro drobné pohledávky ve vašem státě, který se obvykle pohybuje mezi 2 500 a 15 000 USD, můžete se vyhnout najímání právníka a zastupovat se u soudu sami. Budete platit soudní poplatky, ale nebudete mít tyto drahé poplatky za advokáta.
  8. Pokud částka, kterou dlužíte, přesáhne maximální limit soudu pro drobné pohledávky, budete se muset obrátit na běžný soud a podat žalobu. Můžete se zastupovat sami, ale v této situaci se to nedoporučuje.

    Pokud máte co do činění s klientem, který se hrubě opožďuje, můžete jej nahlásit úřadu pro hlášení obchodních případů a stížnost zveřejnit.

    Protože tato stížnost může ohrozit pověst klienta a může ho omezit v možnosti získat v budoucnu úvěr, je téměř jisté, že vám bude okamžitě zaplaceno.

    Faktorujte je.

    Nakonec můžete vždy prodat všechny aktuální nezaplacené faktury, které jsou mladší než 90 dní, faktoru. Podmínkou je, že klienti, kteří vám dluží peníze, jsou podniky nebo instituce, nikoliv fyzické osoby.

    Při factoringu faktur dostanete v podstatě zálohu ve výši 80 procent celkové pohledávky. Jako dlužník budete zodpovědní za úroky a poplatky z této zálohy.

    V první řadě se vyhněte nezaplaceným fakturám.

    Pokud chcete v první řadě předejít problémům s nezaplacenými fakturami, ujistěte se, že si nové klienty prověříte, abyste se ujistili, že jsou legální a nemají žádné předchozí stížnosti. Poté se ujistěte, že máte podepsanou smlouvu, veďte si podrobné záznamy a požadujte platbu předem.

    Také zajistěte co nejpohodlnější platební proces, nastavte opakované faktury a pracujte na navázání pevných vztahů s klienty. A co je nejdůležitější, vězte, kdy přestat pronásledovat opožděnou platbu. Nestojí za to věnovat čas, energii a peníze honbě za fakturou v hodnotě 300 dolarů.

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna.