6 Stratégies pour traiter les factures impayées qui vous font payer plus rapidement

Qu’importe la taille de votre entreprise, les factures impayées ne sont pas seulement un inconvénient. Vous devez mettre en place des stratégies pour que la facturation ne menace pas l’existence même de votre entreprise.

Cela peut sembler un peu trop dramatique. Mais, réfléchissez-y un instant. Les factures impayées ont un impact sur tout, ce qui signifie que si le flux de trésorerie est interrompu, vous n’aurez pas l’argent nécessaire pour maintenir votre entreprise opérationnelle. Cette situation signifie que vous ne pouvez pas payer les employés, les fournisseurs ou les vendeurs. Par conséquent, vous serez giflé par des frais de retard tout en nuisant à votre réputation.

Donc, oui. Les factures impayées sont une grosse affaire qui mérite votre attention immédiate. Mais, comment pouvez-vous vous y prendre pour traiter ces factures impayées ? Essayez ces six stratégies.

S’assurer que vous avez suivi la procédure et ensuite faire un suivi poli.

Ne sautez pas aux conclusions et ne commencez pas à envoyer des messages méchants ou menaçants à votre client par courriel. Tout d’abord, assurez-vous que vous avez suivi les procédures correctes pour être payé. Avez-vous réellement envoyé la facture ? Les conditions de paiement étaient-elles claires ? Quel est le montant dû ? L’avez-vous envoyée à la bonne personne ? Votre adresse est-elle correcte ?

Il serait extrêmement embarrassant pour vous de perdre votre sang-froid avec un client pour découvrir que c’était votre faute depuis le début.

N’oubliez pas non plus que les factures impayées passent parfois inaperçues. Un client peut être en déplacement ou faire face à une urgence. Avant de vous mettre en colère, envoyez un courriel de suivi poli pour prendre des nouvelles. Plus souvent qu’autrement, un bref courriel du type « Juste pour vérifier » peut permettre d’obtenir le paiement de la facture.

À ce stade, vous devriez éviter toute remarque de type « en souffrance ». Cela garantira que vous aurez une bonne relation de travail avec le client à l’avenir est la facture impayée était juste un oubli.

Note spéciale : assurez-vous de choisir une entreprise de facturation supérieure pour vous aider à garder une trace des choses. Il n’y a rien de pire que d’envoyer un courriel à un client et de réaliser ensuite que vous ne lui avez pas envoyé de facture ou qu’elle est allée dans les spams.

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Donner des rabais et facturer une pénalité.

Si vous offrez un rabais pour les paiements anticipés, les clients et les clients sont encouragés à payer avant la date d’échéance. Il n’est pas rare d’offrir une remise de un ou deux pour cent sur le montant total de la facture si celle-ci est payée en totalité dans les 10 jours.

Malheureusement, tout le monde n’est pas motivé par les incitations. Mais, ils peuvent être motivés si leur facture comporte des frais de pénalité. Non seulement cela poussera les clients à payer plus rapidement, mais cela vous aidera également à couvrir le coût de tout problème de financement que vous avez personnellement. Vous ne voulez pas ne pas être en mesure de payer vos propres factures qui ont été encourues pendant cette période où vos clients étaient en retard pour vous payer.

Abandonnez l’approche commerciale rigide.

Et si vous avez suivi la procédure correctement et que le suivi poli n’a pas fonctionné ? Je trouve que parfois vous devez être très sévère dans le suivi avec eux. J’aime beaucoup ce que suggère Andy Clarke. Il dit que vous « abandonnez une approche commerciale rigide et écrivez plutôt un courriel, soigneusement formulé pour exprimer ce que vous ressentez personnellement. « Après tout, les affaires peuvent être des affaires, mais les gens travaillent avec des gens. »

Voici le courriel qu’Andy a composé:

Un petit mot pour dire que je suis vraiment déçu que vous ne m’ayez toujours pas payé ce qui m’est dû pour le travail que j’ai fait pour vous. Dans le grand schéma des choses, ce n’est pas beaucoup d’argent, mais en fait je pense que c’est plus une question de respect.

J’ai toujours été là au pied levé pour régler les problèmes que vous pourriez avoir. J’aime travailler avec vous et j’ai toujours considéré notre relation comme étant plus qu’un simple client/fournisseur. Mais si je ne peux pas compter sur votre paiement rapide ou s’il faut plusieurs tentatives et rappels pour obtenir mon argent, ce n’est pas une bonne affaire.

Je ne dis pas que je ne veux pas travailler avec vous, je le veux. Mais si je ne reçois pas ce qui m’est dû dans les deux prochains jours, je vais devoir y réfléchir à deux fois avant de vous aider à l’avenir.

Bien à vous

Andy Clarke

Andy affirme que c’est le courriel de recouvrement de dettes le plus efficace qu’il ait jamais envoyé, chaque client le payant dans les deux jours. J’ai aussi trouvé que c’est une méthode très efficace. Ceci étant dit, elle a tendance à vraiment nuire à la relation. Donc, si vous utilisez cette méthode, je n’ai jamais trouvé que vous finissiez par travailler avec la personne à l’avenir.

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Collections, arbitrage, médiation, tribunal.

Est-ce que cela joue à la balle dure ? Absolument. Mais, lorsque vous avez des factures en souffrance depuis plus de 90 jours, et que vous pensez qu’elles ne seront pas payées, vous n’avez peut-être pas d’autre option. Sachez simplement que vous ne recevrez que quelques centimes, mais quelque chose vaut mieux que rien. Cependant, je vous suggère également de faire ce qui suit avant de vous engager auprès d’une agence de recouvrement.

  1. Contactez quelqu’un d’autre au bureau, comme le responsable de la comptabilité. Ne le faites qu’après avoir fait plusieurs tentatives infructueuses de contact avec votre interlocuteur.
  2. Si vous avez un contrat, et vous devriez vraiment le faire, examinez-le attentivement. La seule façon de résoudre le non-paiement est de passer par un conseil d’arbitrage. Prenez contact avec le conseil d’arbitrage pour savoir ce que vous devez faire pour déposer un dossier.
  3. Si votre client est local, vous pouvez utiliser un service de médiation commerciale. Ce processus implique un médiateur formé et neutre qui travaille avec les deux parties pour résoudre le différend.
  4. Que faire si le client veut payer, mais a des problèmes de trésorerie ? Envisagez de proposer un plan de paiement court, de trois à six mois. Cela pourrait être un geste risqué s’il fait faillite, mais cela vaut la peine d’essayer.
  5. Certains clients mauvais payeurs ont espéré cela depuis le début ; offrir de régler pour moins que ce qui est dû. Ce n’est pas idéal, mais parfois il vaut mieux obtenir ce que vous pouvez et passer à autre chose.
  6. Si vous avez rencontré votre client par le biais d’une annonce en ligne ou d’un site Web de freelance, contactez le service client du site pour signaler le problème. Ils ne donneront pas l’argent dû, mais ils peuvent intervenir. S’il y a trop de plaintes, ils arrêteront de diffuser les annonces pour cette personne.
  7. Les 50 États ont tous des tribunaux des petites créances qui sont conçus spécifiquement pour être utilisés par des non-juristes. Si votre créance est inférieure à la limite maximale de la cour des petites créances de votre État, qui se situe généralement entre 2 500 et 15 000 dollars, vous pouvez éviter d’engager un avocat et vous représenter vous-même au tribunal. Il y aura des frais de justice, mais vous n’aurez pas à payer ces frais d’avocat coûteux.
  8. Si le montant qui vous est dû dépasse la limite maximale de la cour des petites créances, vous devrez vous adresser à un tribunal ordinaire pour déposer un procès. Vous pouvez vous représenter vous-même, mais ce n’est pas conseillé dans cette situation. Ce scénario peut devenir coûteux.

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Contactez un bureau d’information commerciale.

Si vous avez affaire à un client qui a un retard flagrant, vous pouvez le signaler à un bureau d’information commerciale et rendre la plainte publique.

Comme cette plainte peut menacer la réputation du client et le limiter dans l’obtention de crédit à l’avenir, il est presque acquis que vous serez payé immédiatement.

Facturez-les.

Enfin, vous pouvez toujours vendre à un affactureur les factures impayées en cours qui ont moins de 90 jours. La stipulation est que les clients qui vous doivent de l’argent sont des entreprises ou des institutions et non des particuliers.

Avec l’affacturage de factures, vous recevez essentiellement un montant d’avance de trésorerie de 80 % de la créance totale. En tant qu’emprunteur, vous serez responsable des intérêts et des frais sur l’avance.

Évitez les factures impayées en premier lieu.

Si vous voulez éviter le tracas des factures impayées en premier lieu, assurez-vous de rechercher de nouveaux clients pour vous assurer qu’ils sont légitimes et n’ont pas de plaintes antérieures. Après cela, assurez-vous d’avoir un contrat signé, de conserver des dossiers détaillés et de demander un paiement à l’avance.

Aussi, rendez le processus de paiement aussi pratique que possible, configurez des factures récurrentes et travaillez à établir des relations solides avec les clients. Surtout, sachez quand arrêter de courir après un paiement en retard. Il ne vaut pas la peine de consacrer du temps, de l’énergie et de l’argent à traquer une facture de 300 $.

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